Tutorial: Como migrar para folha de pagamento terceirizada

A folha de pagamento terceirizada é uma alternativa que tem ganhado força no mercado por oferecer mais eficiência e segurança no gerenciamento de informações trabalhistas. No entanto, para que a transição ocorra de forma tranquila, é necessário seguir etapas organizadas e planejar cada detalhe.

Antes de decidir pela terceirização, é importante analisar se os processos internos atendem às demandas da empresa de maneira satisfatória. Quando o gerenciamento da folha consome tempo excessivo, apresenta erros frequentes ou exige altos custos com sistemas e equipes especializadas, pode ser hora de considerar uma solução externa.

Empresas em expansão ou com dificuldades para acompanhar mudanças legais frequentemente encontram na folha de pagamento terceirizada uma forma de manter a operação em conformidade e mais eficiente. Avalie também se o tempo gasto na operação da folha poderia ser redirecionado para atividades mais estratégicas.

Seleção do fornecedor da folha de pagamento terceirizada

Escolher o fornecedor adequado é um passo determinante no sucesso da migração. Não basta considerar apenas o custo do serviço, é necessário avaliar aspectos como a experiência no mercado, o uso de tecnologias integradas e a reputação da empresa.

Adicionalmente, um suporte eficiente e personalizado pode fazer a diferença na experiência da equipe de recursos humanos. Fornecedores que utilizam sistemas modernos e oferecem relatórios acessíveis possibilitam uma gestão mais analítica e organizada.

Organização dos dados

Antes de transferir o processo para o fornecedor, a empresa deve garantir que todos os dados estejam organizados. É necessário reunir informações sobre os colaboradores, como CPF, cargos, salários, benefícios, datas de admissão e outras informações relevantes.

Além disso, é preciso garantir que as folhas anteriores estejam documentadas, incluindo registros de férias, adicionais e encargos. A clareza na entrega desses dados é importante para evitar atrasos e inconsistências durante a transição.

Comunicação e alinhamento interno

A mudança deve ser comunicada de forma clara para a equipe interna e os colaboradores. Explique as razões da migração, os benefícios esperados e como isso impactará a rotina de cada área. Transparência nessa etapa reduz dúvidas e aumenta a adesão ao processo.

Comunique à equipe interna os novos prazos, procedimentos e canais de suporte oferecidos pelo fornecedor. Para os colaboradores, destaque os benefícios, como maior precisão nos pagamentos e agilidade na resolução de dúvidas.

 

Realização de testes

Antes de iniciar o novo modelo de gestão, recomenda-se realizar testes. Essa prática ajuda a identificar possíveis inconsistências, validar cálculos e ajustar os processos antes da migração oficial.

Essa etapa também permite que a empresa compreenda como será o fluxo de trabalho com a empresa terceirizada, garantindo que todos os envolvidos estejam preparados para a operação.

Monitoramento após a transição

Nos primeiros meses após a migração, acompanhe os resultados de forma próxima. Faça alinhamentos regulares com o fornecedor para avaliar o desempenho, corrigir eventuais falhas e alinhar expectativas.

Manter um diálogo contínuo com a equipe interna e os colaboradores também é importante para identificar ajustes necessários e consolidar o novo modelo.

Eficiência na prática: O case da Mosaico

A Mosaico, referência no comércio eletrônico, enfrentava desafios significativos com sua folha de pagamento, incluindo descumprimento de prazos e cálculos imprecisos. Esses problemas geravam insatisfação e retrabalho na equipe de recursos humanos.

Ao migrar para a folha de pagamento terceirizada do BWG, a empresa alcançou resultados positivos, como maior precisão nos pagamentos, relatórios estratégicos e tempo otimizado para focar em atividades de maior valor. Segundo Danielle Cruz, Especialista de RH da Mosaico, o atendimento personalizado e o uso de tecnologias modernas foram determinantes para transformar a gestão.

Leia o case →

Benefícios da folha de pagamento terceirizada

A folha de pagamento terceirizada traz uma série de vantagens para as empresas. Um dos principais benefícios é a redução de erros, já que cálculos realizados por especialistas e com o suporte de tecnologias avançadas diminuem as chances de problemas legais e contribuem para a satisfação dos colaboradores.

Além disso, o processo terceirizado libera a equipe interna de tarefas operacionais e repetitivas, permitindo que ela se concentre em atividades mais estratégicas e alinhadas aos objetivos da organização. 

Outro ponto importante é a segurança em relação à conformidade legal. Empresas especializadas estão sempre atualizadas quanto às mudanças legislativas, garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas de forma precisa e no prazo.

Esses fatores juntos tornam a folha de pagamento terceirizada uma escolha estratégica para empresas que buscam eficiência e maior controle em suas operações.

Além disso, relatórios gerenciais organizados ajudam a empresa a tomar decisões mais embasadas e acompanhar melhor seus custos e indicadores financeiros.

 

Autodiagnóstico da Folha de Pagamento

A migração para uma folha de pagamento terceirizada é um passo importante para empresas que buscam otimizar recursos e reduzir riscos. Com planejamento adequado, escolha de um fornecedor confiável e organização interna, essa transição pode trazer benefícios significativos para toda a operação. 

BWG

BWG (Best Way Group) é um ecossistema de tecnologia de pessoas voltado para o RH e os desafios de quem trabalha com gente. O BWG oferece soluções que atendem às necessidades das novas formas de trabalho, como Folha de Pagamento, Consultoria & Corretora, Administradora de Benefícios, Agência de Comunicação Interna e Rede Social Corporativa.