Por que terceirizar a folha de pagamento?

Você já se perguntou por que terceirizar a folha de pagamento?

Um dos motivos principais é a otimização do tempo de trabalho, direcionando-o para o controle de estratégias, processos e outras demandas relacionadas a atividade principal do negócio. 

O serviço de terceirização pode ser aplicado a demandas como:

• Elaboração da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• Emissão de folha de pagamento e 13º salário;
• Cálculo de valores referentes a férias;
• Emissão de guias de INSS e FGTS;
• Entrega da DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Sim, quero terceirizar minha folha de pagamento!

Ao terceirizar a folha de pagamento, você transfere para uma equipe especializada todos os cálculos referentes aos vencimentos dos colaboradores da empresa e demais processos relacionados. 

Além do cuidado com a legislação vigente, que exige conhecimentos aprofundados e atualizados, uma gestão especializada permite, ainda, a redução de custos.

Existem outras vantagens de terceirizar a folha de pagamento e é sobre elas que iremos discutir ao longo do conteúdo a seguir. Quer saber quais? Fique conosco!

5 vantagens de terceirizar a folha de pagamento

Enquanto terceirizar a folha de pagamento pode ser considerada uma escolha estratégica, optar pelo melhor fornecedor para isso é fundamental. Sendo assim, é interessante avaliar as características, qualidades e diferenciais do prestador que irá gerenciar a folha da sua empresa.

Dentre os requisitos principais que devem ser analisados ao optar pelo melhor serviço de terceirização, você precisa avaliar:

• a conformidade nos processos executados, principalmente no que se refere às legislações vigentes;
• o que os atuais contratantes têm a dizer sobre a empresa, ou seja, é necessário ser referência no mercado, além de possuir uma boa reputação;
• se o prestador oferece garantias de pagamentos de tributos e demais obrigações – a contratada precisa manter todos os comprovantes à disposição do contratante;
• a atividade-fim da empresa, ou seja, se ela realmente está autorizada a oferecer serviços de gestão da folha de pagamento – o contrato social é uma boa comprovação.

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Uma vez formalizado o contrato com a empresa escolhida, seu negócio obterá resultados positivos que englobam a gestão como um todo, com destaque para os seguintes aspectos:

1. Redução de custos indiretos

Se o intuito de qualquer organização é a lucratividade, é pertinente adotar processos que reduzam os custos, sejam estes diretos ou indiretos. No caso de terceirizar a folha de pagamento, há uma economia considerável no uso produtivo do tempo, que poderá ser direcionado a ações mais estratégicas e menos operacionais.

Terceirizando a folha, você reduz custos porque:

• minimiza o tempo para processamento da folha de pagamento;
• diminui investimentos em tecnologia;
• não precisa oferecer treinamento e qualificação para os funcionários;
• dispensa a atualização em legislação trabalhista;
• reduz o tempo gasto com gestão de obrigações;
• evita erros em fechamento da folha.

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2. Otimização do tempo

Se em um passado não muito distante o time de Recursos Humanos era o único responsável pela gestão de horas extras, controle de ponto e cálculo de horas trabalhadas, hoje a prioridade é outra.

Com a popularização de gestões modernas e que focam suas ações na satisfação e motivação dos colaboradores, é cada vez mais necessário criar estratégias para reter talentos. Além disso, conduzir processos seletivos eficazes também é de extrema importância – e tudo isso compete à equipe do RH.

Ao direcionar as demandas relacionadas a folha de pagamento para empresas terceirizadas, o tempo de trabalho do setor é otimizado. Sendo assim,  restam mais horas disponíveis para análises, definição de novas estratégias e acompanhamento da equipe.

3. Conformidade com a legislação

Elaborar uma folha de pagamento incompleta ou com erros pode trazer consequências negativas para a empresa. Além de comprometer as previsões financeiras e recolhimento de impostos, um erro de cálculo em horas extras ou recolhimento de FGTS, por exemplo, pode resultar em um embate jurídico.

A terceirização e elaboração da folha por profissionais realmente especialistas garante a conformidade com a lei, evitando possíveis questionamentos em juízo e, principalmente, prejuízo para a empresa.

4. Segurança e preservação de dados

Por se tratar de informações confidenciais referentes a empresa e aos colaboradores, é crucial que os dados da folha de pagamento estejam acessíveis apenas aos interessados. Como a gestão terceirizada da folha é realizada no modo eletrônico, através de softwares e plataformas específicas, apenas os envolvidos no processo têm acesso.

Com total segurança e preservação dos dados, terceirizar a folha de pagamento garante um processo transparente, ágil e livre de fraudes. 

5. Uso de tecnologia avançada

Para otimizar os processos e facilitar a gestão da folha, é interessante apostar em novas tecnologias, principalmente quando o assunto é o gerenciamento das informações.

Ao terceirizar a folha de pagamento, as empresas têm acesso aos melhores sistemas ERP do mercado, bem como armazenamento na nuvem. Isso porque as companhias terceirizadas, que são especialistas nesta questão, acompanham as tendências de mercado e implementam sistemas completos e seguros, além de manter o treinamento e atualização constante do time operacional.

Para o gestor, a grande vantagem é a possibilidade de ter a sua folha de pagamento emitida com tecnologia de ponta, sem a necessidade de investimentos extras.

Num primeiro momento, a decisão de terceirizar a folha de pagamento pode gerar dúvidas, já que sua empresa possui um time de RH perfeito para isso, certo? No entanto, ao direcionar essa responsabilidade para uma empresa terceirizada, você dará mais autonomia para que sua equipe atue a favor do crescimento do negócio e não em processos burocráticos.