Quando a terceirização de folha de pagamento é a melhor opção?

Uma das atividades burocráticas empresariais que mais exigem esforço e atenção é o processamento de folha. Por ser um processo complexo e sujeito a equívocos, uma opção vantajosa que tem se mostrado como excelente opção é a terceirização de folha de pagamento.

Isso porque o profissional que fica responsável por essa função precisa produzir uma documentação padronizada e eficiente, que esteja de acordo com a legislação trabalhista brasileira e normas de segurança do trabalho. 

O problema é o tempo para dar conta de tudo isso com cautela e no prazo, que é algo raro nos dias de hoje.

Reconhecendo que esse procedimento exige excelência e dedicação máxima, muitas empresas começam a avaliar a possibilidade de contratar uma empresa especializada para garantir que tudo será perfeitamente executado. 

Ou seja, optam pela terceirização de folha de pagamento.

Mais do que o cuidado que naturalmente essa tarefa exige, já que pequenos equívocos podem provocar grandes problemas, é preciso considerar as mudanças na legislação, que são recorrentes. 

Se a empresa não estiver atenta, pode acabar caindo em erros e imprecisões no que diz respeito ao recolhimento de impostos, por exemplo.

Se você está em dúvida se vale a pena ou não apostar na terceirização de folha de pagamento, este texto vai resolver seu problema.  

Vamos comentar algumas das vantagens e desvantagens para que você identifique se esse serviço é o que sua empresa precisa. 

Quer saber se deve investir em terceirização de folha de pagamento? Então acompanhe!

Qual o papel da folha de pagamento dentro de uma empresa?

Estamos falando sobre terceirização de folha de pagamento. Mas, afinal, você sabe qual a importância dessa atividade dentro de uma organização?

A folha de pagamento é uma obrigatoriedade para qualquer empresa que mantenha alguma relação trabalhista. Em outras palavras, a folha de pagamento é um item presente no ambiente corporativo.

É nela que ficam registrados os dados relacionados às condições financeiras do colaborador por seu trabalho na empresa, como as férias, 13º salário, os benefícios, prêmios e outros proventos ou descontos que constem no período trabalhado.

A gestão da folha é sem dúvidas uma das tarefas mais complexas das empresas, visto que exige atenção aos detalhes e muita responsabilidade, já que os aspectos circunstanciais e fiscais que ela envolve também demandam certa confidencialidade.

Antigamente, aqueles profissionais que tomavam a frente dessa tarefa tinham que fazê-la manualmente, sendo necessário um conhecimento bem aprofundado sobre a legislação trabalhista e previdenciária.

Hoje em dia, por outro lado, além da terceirização de folha de pagamento, os avanços tecnológicos já permitem que empreendedores invistam em softwares de gestão. 

Assim, as empresas podem usufruir de uma gestão mais incorporada de forma de geral, contando com serviços que possibilitam o foco no core business do negócio.

Em resumo, a folha de pagamento atualmente tem uma dinâmica muito mais integrada e eficiente, podendo ser elaborada automaticamente e considerando informações em tempo real, de acordo com a jornada de trabalho de cada colaborador.

Quando optar pela terceirização de folha de pagamento?

Sabemos o quanto as burocracias da folha de pagamento exigem cuidado. Mas quais as vantagens da terceirização de folha de pagamento? Qual o momento certo para investir nesse tipo de BPO?

Abaixo listamos alguns dos benefícios que você estará agregando ao seu negócio através dessa decisão. Veja quais são eles:

Reduzir custos

Manter um departamento exclusivo para cuidar da folha de pagamento não é barato, e uma obrigação como essa não pode ficar a cargo de um departamento sobrecarregado. 

A adesão da terceirização de folha de pagamento permite que todas as questões relacionadas a essa atividade passem a ser de responsabilidade da empresa contratada, tudo por um preço único.

Focar no que importa

O quanto sua empresa está focada na atividade principal que ela desenvolve?

Com a terceirização de folha de pagamento, as equipes de RH se tornam mais dinâmicas, passando a concentrar os seus esforços em ações mais estratégicas nas operações.

Isso tudo só é possível porque as atividades mais operacionais são repassadas para equipes especializadas e contratadas para assumir a frente delas, combinando automação e agilidade.

Com a terceirização de folha de pagamento, as planilhas e cálculos com controle de horas e gestão de benefícios, por exemplo, passam para a equipe contratada, deixando o time de RH livre para atuar em políticas específicas que atendam aos objetivos da organização.

Segurança de dados

A terceirização de folha de pagamento também representa uma automação dessa atividade, que será feita de forma eletrônica. Por conseguinte, a segurança dos dados é muito maior, visto que toda a infraestrutura é semelhante a de um banco digital. 

Em outras palavras, o controle em relação aos pagamentos fica muito maior, com informações de pagamentos acessíveis em tempo real para pessoas devidamente autorizadas.

Tecnologia de ponta

Ao escolher a terceirização de folha de pagamento, além de colocar uma empresa especializada para cuidar dessa atividade, o seu negócio terá, automaticamente, acesso a soluções de ponta disponíveis no mercado.

O processo de incorporação de ativos de conhecimento é natural e muito valioso para uma gestão de equipes e redução de custos mais eficientes.

Redução de erros

Como comentamos ao longo deste texto, a folha de pagamento é uma área sujeita a erros constantes. 

Com a terceirização de folha de pagamento, esse problema diminui consideravelmente. Um time experiente e capacitado não só saberá como proceder para evitar as tão indesejáveis multas, como estará constantemente atualizado com as mudanças da legislação que confundem tantas empresas.

Competitividade

A terceirização de folha de pagamento e de outras atividades coloca a empresa em uma posição de competitividade.

É uma ação que demonstra a abertura para a inovação e aperfeiçoamento das demandas internas, assim como uma preocupação em focar na atividade-fim e garantir sua excelência.

Esse profissionalismo na gestão empresarial também reflete no potencial de investimento do negócio, chamando a atenção de possíveis parcerias externas.

Essas foram as nossas dicas para te ajudar a decidir sobre a terceirização de folha de pagamento. Se você gostou desse tema, confira também nosso artigo sobre cultura de inovação.