Como anda a segurança de dados na gestão da folha de pagamento da sua empresa? Uma coisa é certa: negócios de todos os portes, tipos e segmentos precisam coletar os dados dos colaboradores.
Isso vale tanto para preencher a folha de pagamento, que contém informações sobre salário e dados bancários, ou para conceder algum benefício, como o plano de saúde ou auxílio odontológico, o que pode requerer, inclusive, dados pessoais sensíveis dos dependentes.
E é claro que esses dados precisam ter a sua segurança garantida.
Quais são os impactos da LGPD no RH?
A LGPD trouxe impactos para o RH, área que precisou rever alguns procedimentos para manter suas atividades dentro da nova legislação.
Quando falamos especificamente da folha de pagamento, o recrutamento passou por mudanças, de modo que devem ser solicitadas apenas as informações necessárias para este processo.
Além disso, é importante garantir que as pessoas assinem termos de autorização de dados, mostrando que os candidatos possuem consentimento em relação a isso.
Segurança de dados e terceirização de processos
A terceirização da folha, assim como qualquer outro processo de RH, é uma decisão que envolve muito cuidado, pois trata-se de uma atividade crucial da empresa que passa a ser desenvolvida por fornecedores que não atuam diretamente no dia a dia do negócio.
Por isso, se o terceiro que presta esse serviço não conseguir garantir a segurança de dados, é sua empresa que sairá prejudicada.
No entanto, se você contar com um fornecedor reconhecido no mercado, que conta com sistemas avançados de automatização de processos e amplo histórico de sucesso, terá resultados expressivos em eficiência, segurança e até mesmo na contenção de custos.
Vale lembrar ainda que, quando o assunto diz respeito a dados pessoais e registros dos funcionários, a responsabilidade não é somente da área de tecnologia da informação, mas também do RH. Então, é importante que essa decisão seja tomada com segurança.
Por isso, confira o histórico das empresas que você considera para terceirizar a folha de pagamento e os outros processos de RH.
Além disso, avalie tempo de atuação, clientes atendidos e, principalmente, as opiniões e avaliações desses clientes. Muito pode ser descoberto sobre a qualidade do serviço que ela presta a partir dos resultados que gerou para outras empresas, então não negligencie esse processo.
Investir em ferramentas é algo essencial
Terceirização sem suporte de tecnologia é apenas transferência do problema, e isso não traz a segurança de dados que sua empresa precisa.
Confira se seu fornecedor conta com sistemas avançados de automação que permitem uma gestão consistente e detalhada de tudo que ocorre na área. Também procure verificar como os dados são gerenciados e o quanto essa ferramenta é adequada para suas necessidades.
Para você ter noção, uma pesquisa realizada pela Kaspersky, empresa especializada em softwares de segurança de informação, em parceria com a organização internacional CORPA, por exemplou, mostrou que 45% das empresas brasileiras já implantaram políticas de cibersegurança.
Por outro lado, 40% dos negócios ouvidos ainda não contam com esse tipo de política, que deve envolver a conexão de dispositivos, técnicas para evitar o vazamento de dados e tratamento de informações.
Em resumo, alguns dados devem ser acessados somente por pessoas credenciadas, dando mais proteção à empresa e aumentando a transparência da relação com os colaboradores.
Empresas que ainda não investem em tecnologia para a segurança de dados da folha de pagamento correm sérios riscos. O vazamento de informações pode acontecer por descuido ou má-fé. Por outro lado, quando existe um software, essa questão fica para trás e é superada.
Aqui no BWG, por exemplo, a nossa solução de BPO de folha conta com parceiros de tecnologia estratégicos para unir a expertise dos nossos profissionais à digitalização e automação de processos importantes para a sua empresa, como solicitação de férias, kit admissional, pagamentos e mais.
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