Como reduzir custos com a terceirização da folha de pagamento?

Um dos principais motivos que levam uma empresa a  buscar a terceirização da folha de pagamento é a economia gerada a longo prazo por esse tipo de serviço, seja nos custos da empresa e no dia a dia da equipe, minimizando a chance de erros.

Para você ter ideia, um levantamento da Cloudpay mostrou que as equipes brasileiras responsáveis pela gestão da folha de pagamento nas empresas têm a maior taxa mundial de custos causados por erros e impactos adicionais: 78,7%.

Mas você sabia que, mesmo no curto prazo, é possível reduzir os custos iniciais da gestão da folha de pagamento levando em consideração alguns aspectos importantes?

Pois é! Aqui, fatores como a escolha do fornecedor e a tecnologia utilizada podem reduzir ainda mais os gastos e as burocracias enfrentadas internamente em sua empresa.

Isso porque existem diferentes maneiras de de terceirizar a folha de pagamento, sendo a mais comum a chamada “BPO full service”, que consiste em deixar todos os processos sob responsabilidade de uma empresa externa.

Dessa forma, o fornecedor ficar responsável por todos os aspectos dessa atividade.

Mas atenção: além da economia, você também precisa se atentar a outros pontos, como a confiabilidade do fornecedor, sua reputação no mercado e, é claro, se  o serviço que ele oferece realmente consegue atender todas as suas necessidades com eficiência, agilidade e segurança.

E então, vamos juntos entender esse processo?

O que é a terceirização da folha de pagamento?

Também conhecido como BPO de folha, a terceirização da folha de pagamento envolve o trabalho de uma equipe externa para lidar com todas as atividades relacionadas ao pagamento dos seus funcionários.

De forma resumida, ela geralmente é feita para reduzir custos e economizar o tempo da equipe interna.

Mas para reduzir os custos efetivamente e tomar uma decisão certeira, alguns aspectos devem ser levados em consideração, como:

1. Escolher o parceiro certo de BPO de folha de pagamento para o seu negócio

Tudo começa na escolha do fornecedor ideal para cuidar das suas demandas de folha de pagamento.

Afinal, atualmente existem diversas empresas que fazem este serviço. Mas, certamente, nem todas elas estão preparadas para atender às suas expectativas.

Nesse sentido, é importante se atentar a aspectos como:

• Tempo de atuação no mercado.
• Cartela de clientes atendidos.
• Expertise dos funcionários que cuidarão da atividade.
• Experiência da empresa nesse segmento.
• Fluxo dos processos relacionados à gestão da folha de pagamento.
• Outros serviços adicionados ao BPO de folha, como suporte jurídico, gestão integrada de benefícios, processos de rotinas anuais etc.

Por fim, também é preciso analisar a tecnologia que esse parceiro utiliza, pois este será um ponto fundamental para ter sucesso nessa parceria.

Aqui no BWG, por exemplo, a nossa solução de BPO de folha conta com parceiros de tecnologia estratégicos para unir a expertise dos nossos profissionais à digitalização e automação de processos importantes para a sua empresa, como solicitação de férias, kit admissional, pagamentos e mais.

Para conhecer os diferenciais do serviço de terceirização de folha de pagamento do BWG, clique aqui.

Outro conselho importante aqui é sempre solicitar certidões negativas referentes a impostos e encargos, referências comerciais e financeiras, reclamações trabalhistas e certificações de qualidade, bem como saber se a empresa cumpre todas as leis trabalhistas, pois isso pode trazer problemas para a sua organização.

Também desconfie de empresas que oferecem o serviço muito abaixo do valor de mercado. Lembre-se: quando falamos de economia, o barato sai caro.

2. Estar em conformidade com a legislação vigente

Não é nenhuma novidade para os gestores de RH que um dos maiores desafios dos profissionais que cuidam da folha de pagamento é a constante necessidade de acompanhar as mudanças na legislação e atuar conforme as leis vigentes.

Mas convenhamos: este não é um trabalho fácil e muito menos barato.

Afinal de contas, estar sempre atento às alterações e adequações trabalhistas é uma tarefa que necessita de muita atenção, para minimizar as chances de erros e imprecisões que podem colocar o RH, e até mesmo a empresa, numa situação vulnerável, complicada e passível de punições.

Ainda falando do quesito legislação, não podemos esquecer da LGPD. E um fornecedor de terceirização de folha de pagamento que possua a expertise de mercado, te oferecerá maior assertividade e segurança das informação, diminuindo riscos, erros e gastos desnecessários, além de sempre entregar relatórios gerenciais que irão te guiar nas tomadas de decisão.

Aqui no BWG, por exemplo, o nosso serviço de BPO de folha está alinhado ao Compliance de Legislação Trabalhista.

3. Diminuir os custos trabalhistas

As despesas trabalhistas e previdenciárias no Brasil são enormes. Somando todos os custos para manter um empregado em regime CLT, uma empresa gasta quase o dobro do salário da carteira com obrigações como férias, 13º salário, INSS, vale-transporte, entre outras.

Com a terceirização da folha de pagamento, todas essas obrigações trabalhistas são do terceirizado, pois este trabalhador é um funcionário do prestador, e não da empresa contratante.

Além disso, como o contrato de prestação de serviços define um valor fixo, essa previsibilidade de gastos é extremamente benéfica para a situação financeira do seu negócio, que estará muito a planejar a médio e longo prazo, sem o risco de ser surpreendido com despesas inesperadas.

4. Contar com uma tecnologia de folha de pagamento

Conforme falamos anteriormente, existem muitas tecnologias de gestão de folha de pagamento no mercado. Nesse sentido, é preciso se perguntar qual é a mais adequada para o seu negócio.

Você pode contar, por exemplo, com o apoio de um software de gestão especializado, já que o  grande diferencial dessa opção é eliminar a sobrecarga da sua própria equipe interna, minimizando as chances de erro humano e alocar os seus profissionais em atuações mais estratégicas.

Viu só? Reduzir os custos com a folha de pagamento é totalmente possível, desde que a terceirização seja realizada de forma estratégica.

Quer saber mais sobre terceirização da folha de pagamento e se ela é o que a sua empresa necessita no momento? Envie uma mensagem para os nossos consultores.