Admissão Digital: o que é, benefícios e como realizar

Sua equipe de RH já utiliza admissão digital? Ainda não? Então imagine, por exemplo, que a sua empresa encontrou o candidato perfeito para uma vaga, e agora você precisará dar andamento a toda burocracia e papelada que envolve o processo de admissão.

E, para piorar, você percebe que ficou faltando algum documento. Ou seja, você precisará pedir para que o novo colaborador retorne à empresa para poder dar sequência ao processo de contratação.

Em um cenário que este colaborador esteja em outro estado, essa situação só piora.

Bom, se você se identificou com algum desses fatos, é possível que a sua empresa ainda não tenha adotado um processo de admissão digital, que – como próprio nome sugere – facilita diversos processos por tornar as entrevistas, o onboarding e a contratação virtuais.

Pensando em te ajudar com isso, trouxemos esse artigo completo sobre admissão digital e como colocá-la em prática. Confira!

O que é a admissão digital?

A admissão digital é o processo de contratação de novos talentos através de metodologias e ferramentas digitais, mantendo assim todas as informações dos novos funcionários, os documentos e dados de contratação seguros em um ambiente virtual.

Por consequência, ela traz diversas vantagens para todos os envolvidos. No caso, a equipe de RH, a empresa e, é claro, os candidatos.

Isso porque a admissão digital traz soluções que reduzem os gastos operacionais e o tempo investido em burocracias para ambos os lados. Além disso, ao contrário do que muitas empresas acreditam,  ela não beneficia apenas empresas remotas.

Muito pelo contrário, as que preferem a modalidade presencial também ganham com a modernização do processo, além de se resguardarem para situações atípicas, como a que surgiu durante a pandemia de 2020.

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Como a admissão digital funciona na prática?

Na prática, ela simplifica diversos processos dentro da contratação de um novo colaborador.

Isso porque, desde a entrevista, as etapas podem ser feitas de forma virtual. Com a contratação confirmada, em vez de receber a documentação e as cópias presencialmente, a empresa solicita o envio dos dados através de um formulário, e-mail ou plataforma.

Conforme recebe as informações, a companhia já pode formalizar o contrato, registro em carteira e folha de ponto.

Além disso, vale lembrar que, desde fevereiro de 2020, a carteira de trabalho impressa parou de ser emitida, sendo substituída, exclusivamente, pela carteira de trabalho digital.

A mudança foi uma iniciativa do Ministério da Economia que buscou desburocratizar o serviço público.

Assim, tanto empregado quanto empregador precisam estar adaptados à nova maneira de admitir, registrar, alimentar e consultar as informações da carteira de trabalho, disponível via web ou app.

A importância de digitalizar o processo admissional

Não é novidade que o processo de recrutamento & seleção faz parte da rotina do RH. Mas essa atividade acaba sendo somente uma das muitas ações desse time.

Dessa forma, toda ferramenta ou modalidade de otimização de tempo vale a pena para os profissionais da área.

Assim, perde-se menos tempo em burocracias e papeladas e ganha-se mais tempo em ações estratégicas, como cultura de feedback, pesquisas de clima organizacional, avaliação de desempenho, ações de saúde, retenção de talentos etc.

A importância também se dá pela segurança do registro de documentos e informações de forma digital, garantindo que todos os dados sejam registrados em conformidade com as exigências legais da CLT – mesmo quando a contratação é remota.

Outro ponto que deve ser levado em consideração quando falamos da admissão digital é que isso torna a experiência de contratação muito melhor, mais fácil e prática para o novo colaborador.

Digamos que é uma forma de dar uma boa primeira impressão ao demonstrar que sua empresa busca modernizar os processos e que dispensa burocracias.

Afinal, é desde o primeiro contato com o candidato que a relação com o novo funcionário se estabelece.

3 vantagens da admissão digital

Agora que você já sabe o que é a admissão digital e como ela funciona na prática, vamos falar em vantagens. Entre as 3 principais destacamos:

1. Aumento da produtividade e redução de custos

Uma contratação nos moldes tradicionais é um processo longo e cheio de etapas, demandando um grande tempo dentro da rotina do RH.

Por isso, a admissão digital encurta diversos caminhos burocráticos de uma forma muito mais simples para todos os envolvidos.

Ou seja, a empresa ganha em produtividade e o colaborador em experiência.

Em questão de armazenamento e redução de custos, a vantagem está em não precisar de muito espaço físico para arquivar os documentos e papeladas que podem acabar se perdendo, pois está tudo salvo na nuvem e em um ambiente digital que sua empresa utiliza.

2. Prevenção de problemas jurídicos

Outra vantagem da admissão digital é a redução dos riscos de processos trabalhistas.

Isso porque a digitalização representa menos falhas nos processos de preenchimento e armazenamento de dados, maior controle de prazos, sincronização automática com informações no eSocial, evitando retrabalhos e documentos divergentes.

Além disso, a digitalização de documentos é validada judicialmente, com respaldo na lei Nº 12.682, que dispõe sobre como deve ser esse processo.

3. Melhor relacionamento com os funcionários

Ao buscar soluções inovadoras para facilitar o dia a dia do RH na contratação, você também está pensando no bem-estar do novo funcionário. 

Ao realizar processos seletivos online e permitir que essa pessoa cumpra com todas as etapas burocráticas sem precisar gastar tempo e dinheiro com deslocamento, indiretamente você está mostrando que se preocupa em oferecer as melhores opções para ele.

Além disso, se a contratação for digitalizada, o novo colaborador não vai precisar se ausentar do trabalho para ir até a nova empresa, caso esteja cumprindo o aviso prévio.

Essa é uma forma de preservar a relação com o antigo emprego e ter ainda mais boas impressões da nova empresa contratante. Afinal, ao oferecer essas vantagens ao candidato, você está tornando o processo muito mais humanizado.

Como a admissão digital transforma a realidade do RH da empresa?

A admissão realizada de forma digital transforma a rotina do RH ao facilitar a gestão de documentos e agilizar diversos processos, além de eliminar a necessidade de se preocupar com o armazenamento de documentos físicos.

Além disso, ao precisar consultar algum dado ou documento, você não precisa ir até arquivos físicos para fazer as pesquisas. Afinal em poucos cliques consegue confirmar todas as informações necessárias.

Isso torna as demandas internas muito mais ágeis, sendo fundamental para facilitar etapas operacionais.

Outro ponto que pode ser ressaltado é que, em empresas em grande expansão e que estão em ritmo acelerado de contratação, a admissão digital faz toda a diferença para não sobrecarregar a equipe de RH, evitando também erros e burocracias desnecessárias.

E aí, pronto para colocar essa etapa em prática na sua empresa? Saiba que podemos te ajudar nessa jornada: entre em contato com nossos consultores.