A terceirização da Folha de Pagamento é um processo de Recursos Humanos que vem ganhando destaque nas empresas, principalmente nas pequenas e médias. Esse processo terceirizado, também conhecido como BPO de Folha, envolve uma equipe externa que lida com todas as atividades relacionadas ao pagamento de funcionários.
A terceirização é geralmente feita para reduzir custos e economizar o tempo necessário para lidar com as tarefas financeiras associadas à folha de pagamento. Por conta dessas e outras vantagens, as empresas começaram a perceber a importância de reduzir custos operacionais de atividades não essenciais, transferindo essas responsabilidades para fornecedores externos.
Investir em uma terceirização para lidar com as atividades da Folha de Pagamento significa que uma empresa conseguirá fazer ajustes importantes na sua operação, melhorando seus processos e desafogando a equipe que cuidaria dessa tarefa internamente, por exemplo.
Ao terceirizar, a equipe de RH pode focar na qualidade de vida dos colaboradores e em outras ações mais estratégicas, enquanto a empresa terceirizada de Folha de Pagamento cuida de todas as burocracias.
Então, como entender se a melhor decisão para a sua empresa é terceirizar ou internalizar o processo da Folha de Pagamento? O primeiro passo é identificar a complexidade das tarefas da sua equipe e o tempo gasto em cada uma delas.
Além disso, se a sua empresa enfrenta desafios mais complexos do que as tarefas de RH normais do dia a dia, é necessário uma solução mais abrangente.
Veja também: Diagnóstico da Folha de Pagamento
Embora a transação de dinheiro de um empregador para um empregado possa parecer simples, há uma variedade de aspectos importantes a serem considerados. Seguir um processo consistente de Folha de Pagamento para cada colaborador pode minimizar erros e manter sua empresa em conformidade com as leis tributárias relevantes.
Geralmente, o processo de Folha de Pagamento pode ser dividido em algumas etapas:
Depois de determinar e configurar o sistema de Folha de Pagamento, o processo se torna muito mais simples.
A execução da Folha de Pagamento refere-se ao processo de remuneração dos colaboradores por seu trabalho. A cada período de pagamento, um empregador deve calcular e distribuir os salários. A empresa é responsável por:
Em seguida, a empresa deve desembolsar os valores devidos aos colaboradores no dia do pagamento. Esse processo pode ficar complicado rapidamente. Se você tiver mais de um ou dois colaboradores, administrar a Folha de Pagamento pode se tornar uma tarefa extremamente crítica.
Por uma questão de tempo e conveniência, a maioria dos proprietários de empresas encontra maneiras de evitar o processamento da Folha por conta própria, configurando um sistema interno ou terceirizando o processo.
Um sistema de Folha de Pagamento ajuda a garantir que os processos sejam feitos com precisão e no prazo. Erros de pagamento ou equipe estressada no fim do mês com planilhas e documentos perdidos no computador podem causar desconfortos na relação entre empregador e empregado, impactando a imagem da organização.
Quando falamos de modelos de sistema de Folha de Pagamento, as empresas têm algumas opções diferentes:
Algumas empresas configuram um processo interno, que deve ser concluído manualmente todo mês. Esse método pode ser econômico para pequenas empresas, mas se torna inviável com o crescimento do negócio e da equipe, gerando mais chances de erros e sobrecarga de demandas.
Outra opção é contar com o trabalho de um contador. Esse profissional pode cuidar do processo do início ao fim e fornecer conselhos e ideias ao longo do caminho. Contudo, sua atuação pode ser limitada quando as demandas por automação e visão gerencial começam a crescer.
Para otimizar o processamento da Folha, é possível contar com um software de gestão especializado. Esse tipo de ferramenta minimiza as chances de erro humano e aloca os profissionais em atuações mais estratégicas, auxiliando em pontos como geração de relatórios automatizados, controle de ponto, solicitação de férias, admissão digital, biometria e gamificação.
O BPO de Folha terceiriza e administra todo o processo de pagamento dos funcionários, abrangendo atividades como admissão, férias, rescisão, cálculo de encargos, geração de guias de obrigações fiscais e trabalhistas, controle de ponto e frequência, e declaração de impostos. Esse serviço reduz custos e burocracias, permitindo uma atuação interna mais estratégica.
Veja também: BPO de Folha do BWG
Se você está pensando em terceirizar os processos de Folha de Pagamento, é importante entender os custos envolvidos. A longo prazo, a terceirização resulta em economia de tempo e dinheiro.
Os principais fatores envolvidos no custo de terceirização são:
O custo do serviço de Folha de Pagamento terceirizada depende de diversos fatores, como o número de colaboradores e as necessidades específicas da empresa. Para obter uma estimativa precisa e adequada ao perfil da sua empresa, é recomendável consultar um especialista em Folha, que poderá avaliar suas necessidades e fornecer uma cotação personalizada.
Gerenciar a Folha de Pagamento internamente pode não ser a escolha mais prática para o seu negócio. Você precisará de uma equipe dedicada com experiência em folha de pagamento e, muitas vezes, os custos associados ao gerenciamento interno podem superar qualquer economia potencial. Além disso, há necessidade de se considerar os custos de contratação de um software de Folha.
A Folha de Pagamento é uma das funções mais importantes na área de RH. Uma gestão precisa e pontual melhora a satisfação dos colaboradores, mantém a empresa em conformidade com a lei e mitiga o risco de multas trabalhistas. Independentemente do porte da sua organização, as tarefas podem se tornar complicadas com o crescimento do negócio, contratação de pessoas em diferentes estados e mudanças constantes nas leis ou benefícios.
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Agora que você entende os principais benefícios da terceirização de pagamento, que tal falar com um especialista em BPO de Folha e descobrir como sua empresa pode melhorar processos e reduzir custos?
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