O que é terceirização da Folha de Pagamento e por que investir nela?

A terceirização da Folha de Pagamento é um processo de Recursos Humanos que vem ganhando destaque nas empresas, principalmente nas pequenas e médias. Esse processo terceirizado, também conhecido como BPO de Folha, envolve uma equipe externa que lida com todas as atividades relacionadas ao pagamento de funcionários.

A terceirização é geralmente feita para reduzir custos e economizar o tempo necessário para lidar com as tarefas financeiras associadas à folha de pagamento. Por conta dessas e outras vantagens, as empresas começaram a perceber a importância de reduzir custos operacionais de atividades não essenciais, transferindo essas responsabilidades para fornecedores externos.

Terceirizar a Folha de Pagamento ou manter a equipe interna?

Investir em uma terceirização para lidar com as atividades da Folha de Pagamento significa que uma empresa conseguirá fazer ajustes importantes na sua operação, melhorando seus processos e desafogando a equipe que cuidaria dessa tarefa internamente, por exemplo. 

Ao terceirizar, a equipe de RH pode focar na qualidade de vida dos colaboradores e em outras ações mais estratégicas, enquanto a empresa terceirizada de Folha de Pagamento cuida de todas as burocracias. 

Então, como entender se a melhor decisão para a sua empresa é terceirizar ou internalizar o processo da Folha de Pagamento? O primeiro passo é identificar a complexidade das tarefas da sua equipe e o tempo gasto em cada uma delas. 

Além disso, se a sua empresa enfrenta desafios mais complexos do que as tarefas de RH normais do dia a dia, é necessário uma solução mais abrangente.

Veja também: Diagnóstico da Folha de Pagamento

Como funciona o processo da Folha de Pagamento?

Embora a transação de dinheiro de um empregador para um empregado possa parecer simples, há uma variedade de aspectos importantes a serem considerados. Seguir um processo consistente de Folha de Pagamento para cada colaborador pode minimizar erros e manter sua empresa em conformidade com as leis tributárias relevantes.

Geralmente, o processo de Folha de Pagamento pode ser dividido em algumas etapas:

• Escolha do sistema de Folha de Pagamento;
• Elaboração de uma política de Folha de Pagamento;
• Coleta de informações dos colaboradores;
• Implementação de um sistema de gestão de ponto e frequência;
• Revisão das planilhas de horas dos colaboradores;
• Aprovação e envio da Folha de Pagamento;
• Criação e armazenamento dos registros de Folha de Pagamento.
• Mensuração

Depois de determinar e configurar o sistema de Folha de Pagamento, o processo se torna muito mais simples.

A importância do sistema de Folha de Pagamento

A execução da Folha de Pagamento refere-se ao processo de remuneração dos colaboradores por seu trabalho. A cada período de pagamento, um empregador deve calcular e distribuir os salários. A empresa é responsável por:

• Somar com precisão as horas de trabalho e calcular seu salário bruto.
• Fazer deduções para impostos locais e federais.
• Considerar a previdência social, o seguro-desemprego, entre outros.

Em seguida, a empresa deve desembolsar os valores devidos aos colaboradores no dia do pagamento. Esse processo pode ficar complicado rapidamente. Se você tiver mais de um ou dois colaboradores, administrar a Folha de Pagamento pode se tornar uma tarefa extremamente crítica. 

Por uma questão de tempo e conveniência, a maioria dos proprietários de empresas encontra maneiras de evitar o processamento da Folha por conta própria, configurando um sistema interno ou terceirizando o processo.

Modelos de sistema de folha de pagamento

Um sistema de Folha de Pagamento ajuda a garantir que os processos sejam feitos com precisão e no prazo. Erros de pagamento ou equipe estressada no fim do mês com planilhas e documentos perdidos no computador podem causar desconfortos na relação entre empregador e empregado, impactando a imagem da organização.

Quando falamos de modelos de sistema de Folha de Pagamento, as empresas têm algumas opções diferentes:

• Folha de Pagamento interna

Algumas empresas configuram um processo interno, que deve ser concluído manualmente todo mês. Esse método pode ser econômico para pequenas empresas, mas se torna inviável com o crescimento do negócio e da equipe, gerando mais chances de erros e sobrecarga de demandas.

• Contador em tempo integral

Outra opção é contar com o trabalho de um contador. Esse profissional pode cuidar do processo do início ao fim e fornecer conselhos e ideias ao longo do caminho. Contudo, sua atuação pode ser limitada quando as demandas por automação e visão gerencial começam a crescer.

• Software de Folha de Pagamento (SaaS)

Para otimizar o processamento da Folha, é possível contar com um software de gestão especializado. Esse tipo de ferramenta minimiza as chances de erro humano e aloca os profissionais em atuações mais estratégicas, auxiliando em pontos como geração de relatórios automatizados, controle de ponto, solicitação de férias, admissão digital, biometria e gamificação.

• BPO de Folha

O BPO de Folha terceiriza e administra todo o processo de pagamento dos funcionários, abrangendo atividades como admissão, férias, rescisão, cálculo de encargos, geração de guias de obrigações fiscais e trabalhistas, controle de ponto e frequência, e declaração de impostos. Esse serviço reduz custos e burocracias, permitindo uma atuação interna mais estratégica.

Veja também: BPO de Folha do BWG

Quanto custa terceirizar a Folha de Pagamento?

Se você está pensando em terceirizar os processos de Folha de Pagamento, é importante entender os custos envolvidos. A longo prazo, a terceirização resulta em economia de tempo e dinheiro.

Os principais fatores envolvidos no custo de terceirização são:

• Serviço de Folha de Pagamento: elaboração de holerites, manutenção de registros financeiros e registro dos ganhos totais de um funcionário.
• Implantação e parametrização: configuração do sistema.
• Integração de RH: integração de processos e ferramentas associadas ao serviço de folha, como sistemas contábeis e financeiros.
• Benefícios: gerenciamento do painel de benefícios e seguros oferecidos aos colaboradores.

Folha de Pagamento terceirizada

O custo do serviço de Folha de Pagamento terceirizada depende de diversos fatores, como o número de colaboradores e as necessidades específicas da empresa. Para obter uma estimativa precisa e adequada ao perfil da sua empresa, é recomendável consultar um especialista em Folha, que poderá avaliar suas necessidades e fornecer uma cotação personalizada.

Folha de Pagamento interna

Gerenciar a Folha de Pagamento internamente pode não ser a escolha mais prática para o seu negócio. Você precisará de uma equipe dedicada com experiência em folha de pagamento e, muitas vezes, os custos associados ao gerenciamento interno podem superar qualquer economia potencial. Além disso, há necessidade de se considerar os custos de contratação de um software de Folha.

Por que investir em uma empresa de BPO de Folha?

A Folha de Pagamento é uma das funções mais importantes na área de RH. Uma gestão precisa e pontual melhora a satisfação dos colaboradores, mantém a empresa em conformidade com a lei e mitiga o risco de multas trabalhistas. Independentemente do porte da sua organização, as tarefas podem se tornar complicadas com o crescimento do negócio, contratação de pessoas em diferentes estados e mudanças constantes nas leis ou benefícios.

e-book: Como o BPO redefine a gestão do tempo na folha de pagamento

Vantagens da terceirização: software de Folha de Pagamento integrado

Provedores de Folha de Pagamento de serviço completo oferecem vantagens exclusivas. Aqui estão cinco benefícios desses serviços:

1. Economia de dinheiro: com um provedor de Folha de Pagamento, você normalmente paga uma taxa mensal fixa.
2. Automação da Folha de Pagamento: o software pode automatizar a maioria das tarefas burocráticas, economizando tempo e minimizando erros humanos.
3. Diminuição de erros: os softwares de Folha concluem cálculos complexos rapidamente, reduzindo a chance de erro humano.
4. Acesso fácil a partir de qualquer lugar: muitos provedores oferecem sites ou aplicativos móveis, permitindo o acesso aos dados onde quer que esteja.
5. Autoatendimento: permitem que os colaboradores acompanhem suas horas e visualizem dados de RH.

Agora que você entende os principais benefícios da terceirização de pagamento, que tal falar com um especialista em BPO de Folha e descobrir como sua empresa pode melhorar processos e reduzir custos?