Gestão de folha de pagamento: quais são as melhores práticas?

A gestão de folha de pagamento de uma empresa é um processo muito importante, mas muitas vezes negligenciado. Muitas empresas, infelizmente, não levam essa etapa cheia de detalhes tão a sério quando se deveria.

Uma gestão de folha de pagamento ruim é a principal causa dos problemas de irregularidades trabalhistas e fiscais em um negócio.

Isso acontece porque esse processo burocrático é o que garante que os impostos e taxas de responsabilidade do empreendimento estão sendo pagos da maneira correta. 

Garante, da mesma forma, que os profissionais da empresa estão recebendo seus benefícios a que têm direito, com descontos efetuados de forma assertiva.

Ao longo deste texto, você vai entender melhor quais são as boas práticas que regem uma gestão de folha de pagamento mais eficaz, podendo colocar em prática todo esse aprendizado diretamente no seu negócio.

Por que a gestão de folha de pagamento é tão importante?

A gestão de folha de pagamento reúne todos os principais dados sobre os colaboradores de uma empresa, assim como toda sua vida dentro dela. 

Informações sobre a jornada de trabalho, rendimentos e benefícios são alguns destes dados essenciais. 

Mais do que se manter em dia com a legislação, recolhendo taxas e impostos devidamente, fazer um cálculo correto demonstra compromisso com os profissionais, já que só assim eles poderão usufruir de seus direitos como deve ser.

A gestão da folha de pagamento é considerada uma tarefa trabalhosa por conta de seus detalhes, que exigem uma atenção especial. 

É preciso viver atento aos fatores externos à empresa que interferem no cálculo, pois apenas um número errado é suficiente para gerar retrabalho, atrasos e insatisfação.

Quando há uma quebra de confiança entre colaboradores e empresa por conta de problemas com a gestão de folha de pagamento, a consequência pode ser a  tão temida desmotivação no trabalho, que mina toda a produtividade do empreendimento.

Melhores práticas na gestão de folha de pagamento

Uma gestão de folha de pagamento eficaz precisa ser rígida, porém não engessada. Um reflexo da percepção que já citamos aqui, de encarar esse processo como um compromisso com os colaboradores, como uma chance de enfatizar a importância dessa parceria.

As novas relações de trabalho, baseadas tanto na valorização da experiência do cliente externo quanto interno, não deixam espaço para problemas processuais por conta de salários atrasados. 

Isso faz com que o RH estratégico, que vem se desenvolvendo no interior das organizações, passe a adotar medidas que tornam a gestão de folha de pagamento mais eficaz.

Confira algumas delas:

Tenha tudo programado

Ter uma agenda de compromissos e obrigações pode ser uma estratégia útil para não cair no esquecimento.

Crie todo um calendário em que seja possível programar pagamentos, valores e respectivas contas de cada colaborador. 

Dissídio coletivo, férias e 13º são algumas dessas obrigações que acontecem em datas pontuais e por isso vivem sendo desrespeitadas por falta de atenção.

Mantenha dados atualizados

Os dados dos colaboradores podem passar por diversas mudanças como promoções, alteração de estado civil, dependentes e claro, a própria legislação, que passa por revisões frequentes. 

Uma das mudanças mais recentes é referente ao próprio sistema eSocial, por exemplo, que exige um detalhamento ainda mais amplo sobre as informações trabalhistas das empresas. 

Esses tipos de mudanças devem ser acompanhadas de perto, visto que se não estiverem de acordo, geram penalidades para os empreendedores.

Uma dica que faz muito sentido é estruturar cargos e salários dos colaboradores, definindo melhor as bases hierárquicas do negócio. 

Esse cuidado ajuda a criar uma correspondência mais assertiva entre cargo, remuneração e possíveis adicionais, visualizando melhor a importância de cada membro dentro da empresa.

Defina uma conta bancária exclusiva

As obrigações fiscais e financeiras dentro de uma empresa são várias. Tantos valores podem acabar causando confusão e por isso uma prática eficiente e separar a conta da gestão de folha de pagamento, sendo ela exclusiva para este fim. 

Assim, mesmo que seu setor financeiro seja movimentado com entradas e saídas frequentes, você estará garantido que não fará confusão com tudo isso, pois as contas dos colaboradores estarão seguras.

O objetivo dessa medida é evitar qualquer prejuízo à gestão de folha de pagamento, mas você pode ver como essa ideia se aplica melhor ao seu negócio e de que forma ela realmente pode ser benéfica.

Invista em uma reserva de contingência

Uma empresa preparada para qualquer imprevisto deve investir em uma reserva, mesmo que as contas de folha de pagamento estejam em dia, tudo correndo como o esperado.

Prepare essa reserva considerando o porte do negócio, os fluxos financeiros mensais e toda a gestão de riscos. Assim, em casos de ações trabalhistas ou demissões não programadas, não haverá necessidade de se desesperar e será possível manter a situação sob controle.

Adote a tecnologia

Fazer uso da tecnologia é uma forma de aproveitar as oportunidades, melhorando o desempenho estratégico e operacional.

A gestão de folha de pagamento automatizada conta com sistemas especiais para cuidar da emissão de notas fiscais, por exemplo, poupando um tempo que pode ser aproveitado de forma muito mais criativa pela equipe, além de mitigar a ocorrência de erros.

Tenha uma equipe capacitada

A gestão de folha de pagamento deve ser feita com muito cuidado, como reforçamos ao longo deste artigo. Ela tem ligação direta como o departamento financeiro, mas também de RH, que lida diretamente com os colaboradores.

Um erro muito comum é acabar sobrecarregando essa equipe de RH com muitas responsabilidades. Com esse setor se tornando mais estratégico, muitas vezes a folha de pagamento acaba não recebendo toda a atenção necessária.

Portanto, uma saída é formar uma equipe especialmente responsável por essa gestão, que vai garantir que todas as informações estejam sempre atualizadas e revisadas. 

A terceirização dessa atividade tem se mostrado uma ótima saída para empresas que já percebem as vantagens dessa visão, contratando equipes capacitadas na área e que utilizam do que há de mais recente em tecnologia para aprimorar o processo.

 

Aqui no BWG, nós terceirizamos sua gestão de folha de pagamento e ainda oferecemos consultoria personalizada para a criação de uma estratégia de remuneração para o seu negócio. Tem alguma dúvida? Fale com a gente!