As empresas precisam investir constantemente em estratégia e planejamento para alcançar bons resultados. Neste contexto, como será que as ferramentas de Comunicação Interna podem contribuir para o sucesso organizacional?
A variedade de ferramentas de CI vem aumentando significativamente, em grande parte devido aos avanços tecnológicos. Contudo, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre quais ferramentas utilizar e como desenvolver uma estratégia eficaz que se alinhe às metas do empreendimento.
Neste artigo, você vai entender o conceito de ferramentas de Comunicação Interna, destacando sua importância para as empresas e apresentando algumas das principais opções disponíveis atualmente.
Antes de entrar no tema principal, vale explicar que, mesmo sendo comum chamarmos vários recursos em Comunicação Interna de “ferramenta”, isso nem sempre está certo. Mas não se preocupe, vamos esclarecer os conceitos antes, para que você consiga diferenciá-los de forma simples.
Diferença entre canal, veículo, instrumento e ferramenta de Comunicação Interna
A Comunicação Interna é o relacionamento entre as equipes e a empresa. Ela é responsável pelo compartilhamento de informações no ambiente de trabalho, com o objetivo de alinhar as demandas e promover uma cultura organizacional sólida.
É por meio da CI que a empresa consegue manter seus colaboradores motivados e engajados com os objetivos estratégicos.
A satisfação dos colaboradores e a criação de um ambiente de trabalho positivo são fatores determinantes para o crescimento de qualquer negócio, e cabe à CI traçar planos de ação para manter essa expectativa sempre alta.
Canal
O canal é o meio pelo qual a mensagem é transmitida de um emissor para um receptor. Na Comunicação Interna, os canais podem ser tanto físicos quanto digitais. Exemplos de canais incluem a voz humana (em uma conversa presencial ou por telefone), as ondas de rádio (em transmissões via rádio), ou as redes de internet (para comunicação online).
Exemplo: em uma reunião presencial, o canal utilizado é a voz. Se a comunicação ocorre por e-mail, o canal é a rede de internet.
Veículo
O veículo é o meio específico dentro de um canal que transporta a mensagem. Em outras palavras, é o formato ou a plataforma utilizada para transmitir a informação. Um veículo pode ser uma publicação, um documento, uma plataforma digital, entre outros.
Exemplo: se o canal é a internet, um veículo pode ser um e-mail ou um post em uma intranet corporativa. Se o canal é a fala, o veículo pode ser uma reunião ou uma palestra.
Ferramenta
A ferramenta é o recurso ou o meio utilizado para facilitar a comunicação. Ela é o mecanismo que permite a criação, envio, recepção ou armazenamento da mensagem. As ferramentas geralmente envolvem tecnologias, aplicativos ou plataformas que possibilitam a comunicação dentro da empresa.
Exemplo: a rede social corporativa é uma ferramenta de Comunicação Interna que permite a troca de informações entre colaboradores. Outras ferramentas incluem softwares de videoconferência, como o Google Meet, ou aplicativos de mensagens instantâneas, como o Google Chat.
Instrumento
O instrumento é o suporte ou o elemento concreto utilizado para operacionalizar a comunicação. É algo mais tangível, como um documento, uma folha de papel ou uma apresentação de slides. O instrumento é o meio físico ou digital onde a mensagem é registrada ou transmitida.
Exemplo: um boletim informativo impresso é um instrumento de Comunicação Interna. Da mesma forma, uma apresentação de PowerPoint utilizada em uma reunião também é um instrumento.
Aplicando os conceitos em conjunto
Imagine uma situação em que a empresa precisa comunicar uma nova política de benefícios aos colaboradores:
- Canal: a empresa decide comunicar a nova política por meio de uma videoconferência.
- Veículo: a videoconferência será realizada através do Meet, que é o veículo escolhido.
- Ferramenta: a ferramenta utilizada para a comunicação será a Rede Social Corporativa, que facilita a divulgação da reunião online.
- Instrumento: durante a videoconferência, a empresa utiliza uma apresentação de slides para detalhar a nova política de benefícios, e este é o instrumento que contém as informações a serem transmitidas.
Dessa forma, o canal, o veículo, a ferramenta e o instrumento trabalham em conjunto para garantir uma Comunicação Interna eficiente e clara.
Benefícios das ferramentas de Comunicação Interna
Segundo o relatório da Aberje, 50% das empresas com até 1000 colaboradores desejam aprimorar a experiência dos colaboradores em relação à Comunicação Interna.
Você pode se perguntar: De que forma as ferramentas podem impactar o desempenho da sua empresa? Apresentamos os principais benefícios dessas ferramentas e como elas podem contribuir para a sua empresa.
Clima organizacional fortalecido
Investir em ferramentas de Comunicação Interna valoriza os colaboradores, demonstrando a preocupação da empresa em mantê-los informados sobre os objetivos e decisões mais relevantes.
Por exemplo, o uso de uma rede social corporativa para compartilhar as decisões da diretoria com toda a empresa aumenta a motivação dos profissionais, fazendo-os sentir-se parte importante de um projeto maior.
Essa satisfação, por sua vez, contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso, com colaboradores mais abertos e proativos, resultando em um clima organizacional fortalecido.
Além disso, a rotatividade de pessoal tende a diminuir, pois os colaboradores se identificam mais com a empresa e se dedicam a produzir mais.
Clareza nas informações
Trabalhar em uma empresa onde os colaboradores estão desinformados sobre as principais decisões e vivem de boatos e suposições pode gerar um ambiente de incerteza e insegurança, o que impacta negativamente a produtividade.
Ferramentas de Comunicação Interna, como newsletters ou TVs corporativas, garantem que as equipes fiquem cientes de tudo, sintam-se mais seguras sobre o caminho que estão trilhando e evitem perder tempo com conversas paralelas que desviam o foco do trabalho.
Alinhamento de equipes e objetivos
Sua equipe sabe qual caminho está trilhando? Entende a importância dos processos e sua execução precisa? Muitos gestores não refletem sobre isso, mas é difícil alinhar os colaboradores com os objetivos da empresa se eles não conhecem essas metas.
Ferramentas de Comunicação Interna, como plataformas de gestão de tarefas ou reuniões virtuais, são fundamentais para guiar as equipes continuamente em direção às metas organizacionais, promovendo um alinhamento efetivo.
Além de aumentar o engajamento dos colaboradores e, consequentemente, sua produtividade, a reputação da organização como empregadora também se fortalece perante o público externo e potenciais novos talentos.
Principais ferramentas de Comunicação Interna
Agora que entendemos a importância das ferramentas de Comunicação Interna, é hora de explorar algumas das principais estratégias que podem ser implementadas. Para garantir o sucesso da comunicação, é necessário escolher as ferramentas que melhor se alinhem ao perfil do público interno. Conhecer bem seus colaboradores permitirá adotar as medidas mais eficazes e alcançar resultados positivos.
Chat
Ferramentas de chat, como o Google Chat e Slack, permitem a troca de mensagens instantâneas entre colaboradores, facilitando o trabalho em equipe e a rápida resolução de questões diárias. Os chats podem ser organizados por canais específicos, como projetos, setores ou temas, o que ajuda a manter as conversas focadas e organizadas. Por exemplo, uma equipe de marketing pode ter um canal dedicado para discutir campanhas em andamento, enquanto a equipe de TI pode ter outro para tratar de questões técnicas.
Rede social corporativa
Uma rede social corporativa é uma plataforma digital desenvolvida para melhorar a Comunicação Interna, a colaboração e a interação entre os colaboradores de uma empresa.
Essas redes são projetadas para facilitar o compartilhamento de informações, a coordenação de projetos, a resolução de problemas e a construção de relacionamentos profissionais dentro de uma organização. Diferente das redes sociais tradicionais, as redes sociais corporativas são ambientes fechados e seguros, voltados exclusivamente para o uso interno das empresas.
O 4bee Work+ é uma rede social corporativa que unifica a comunicação, impulsiona o engajamento dos times e potencializa a gestão do conhecimento na sua organização.
Ao centralizar todos os canais de Comunicação Interna em uma única plataforma, o 4bee Work+ elimina a fragmentação causada por e-mails, murais, intranet, TV e WhatsApp.
Veja também: Trocar a intranet pela Rede Social Corporativa vale a pena?
Google Drive
O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem. Ele permite que os colaboradores acessem documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a colaboração em tempo real.
A ferramenta se integra com outras ferramentas do Google Workspace, como Google Docs e Google Sheets, permitindo que várias pessoas trabalhem simultaneamente em um mesmo documento.
Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de produto pode usar o Google Drive para armazenar especificações técnicas, documentos de design e relatórios de progresso, garantindo que todos estejam sempre atualizados.
Meet
O Google Meet é uma ferramenta para realização de videoconferências e reuniões online, para empresas que possuem colaboradores em diferentes locais ou que adotam o modelo de trabalho remoto.
O Meet permite reuniões em vídeo de alta qualidade, com a possibilidade de compartilhar telas, gravar sessões e utilizar chat durante as conferências. Essa ferramenta é especialmente útil para manter a comunicação clara e direta entre equipes, independentemente da localização física dos colaboradores.
Antes de iniciar a estruturação ou otimização das ferramentas de Comunicação Interna, é importante realizar uma pesquisa.
O diagnóstico de Comunicação Interna, por exemplo, é uma ferramenta que busca compreender como os colaboradores percebem a comunicação atual e identificar áreas de oportunidade para aprimoramento, através de uma análise aprofundada das condições atuais e orientando o desenvolvimento de um plano de ação.
BWG
BWG (Best Way Group) é um ecossistema de tecnologia de pessoas voltado para o RH e os desafios de quem trabalha com gente. O BWG oferece cinco soluções que atendem às necessidades das novas formas de trabalho, como Folha de Pagamento, Consultoria & Corretora, Agência de Comunicação Interna e Plataforma de Comunicação.
