Young displeased woman thinking while working on desktop PC in the evening at home.
O excesso de informação, também conhecido como information overload, ocorre quando há um volume elevado de mensagens, dados e comunicados enviados aos colaboradores, dificultando a filtragem e identificação do que é realmente relevante.
No contexto da comunicação interna, isso acontece frequentemente através de um grande número de e-mails, mensagens instantâneas em redes internas antiquadas e informações repetitivas, o que acaba por dificultar a absorção e processamento do conteúdo mais importante.
Essa situação não é incomum, especialmente em organizações que utilizam múltiplos canais digitais sem uma estratégia clara de comunicação. Sem uma filtragem adequada e um planejamento eficiente, o volume de informações sobrecarrega os colaboradores, gerando confusão e diminuindo a eficácia das mensagens transmitidas.
A sobrecarga de informação, ou “infoxicação”, como é popularmente chamada, não é apenas um problema organizacional. De acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), cerca de 19 milhões de brasileiros convivem com problemas relacionados à saúde mental.
Essa correlação se dá porque o excesso de estímulos e a constante pressão para assimilar grandes volumes de informações podem levar ao estresse, à ansiedade e à dificuldade de concentração, ampliando os riscos de transtornos psicológicos.
Veja também: Infoxicação nas empresas: como a Rede Social Corporativa pode resolver o problema?
Existem diversas causas que contribuem para o excesso de informação nas empresas. A seguir, detalhamos as principais:
A dependência de e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas aumenta significativamente com o passar dos tempos. É só olhar a sua caixa de entrada, quantos emails você recebe por dia? Isso sem falar em mensagens no WhatsApp.
Em muitas empresas, esses canais são usados indiscriminadamente para compartilhar atualizações, documentos e comunicados que, muitas vezes, poderiam ser centralizados ou melhor utilizados.
Isso gera uma sobrecarga de notificações que dificulta a identificação das informações prioritárias, levando a colaboradores desatentos ou sobrecarregados.
O uso de múltiplos canais digitais sem uma estratégia centralizada pode resultar em mensagens duplicadas ou dispersas. Por exemplo, uma mesma informação pode ser enviada por e-mail e discutida em um grupo de mensagens, o que gera uma sensação de repetição e descontrole.
Essa multiplicidade de canais aumenta a quantidade de conteúdo que os colaboradores precisam processar, contribuindo para a sobrecarga informacional.
Outro fator que contribui para o excesso de informação é a ausência de um filtro que determine quais informações são, de fato, relevantes para cada colaborador ou equipe.
Sem essa filtragem, mensagens irrelevantes acabam sendo enviadas para todos, criando ruído e dificultando o foco nas informações que realmente impactam o trabalho diário.
O excesso de informação na comunicação interna tem impactos diretos na produtividade e no bem-estar dos colaboradores. Veja os principais:
Colaboradores sobrecarregados com informações irrelevantes ou repetitivas acabam perdendo tempo tentando encontrar o conteúdo que realmente importa. Esse tempo gasto na triagem de informações diminui a produtividade e afeta a capacidade de tomar decisões rápidas e eficientes, prejudicando o fluxo de trabalho.
A sobrecarga de informações também pode gerar estresse e desmotivação. Quando os colaboradores se sentem incapazes de acompanhar todas as mensagens e atualizações, isso pode levar a sentimentos de ansiedade e frustração, afetando o bem-estar no ambiente de trabalho.
Com um volume excessivo de informações, torna-se difícil para os colaboradores identificarem e priorizarem as mensagens e tarefas mais relevantes. Esse excesso de comunicação pode gerar confusão sobre quais são as prioridades do dia, levando a um trabalho desorganizado e, em alguns casos, a atrasos e falhas na execução de projetos.
Felizmente, existem várias estratégias que as empresas podem adotar para reduzir o excesso de informação e melhorar a comunicação interna.
Veja algumas práticas eficazes:
Estabeleça filtros para determinar quais informações devem ser enviadas e para quais grupos de colaboradores. Isso garante que cada equipe receba apenas as mensagens que são relevantes para suas atividades, evitando a dispersão de informações desnecessárias.
Centralize a comunicação interna em uma única plataforma que permita categorizar e priorizar informações. Dessa forma, as equipes podem acessar o conteúdo que lhes interessa sem a necessidade de receber notificações constantes.
A rede social corporativa estrutura a informação de maneira acessível e organizada, permitindo que os colaboradores acessem as atualizações no momento mais conveniente.
Os líderes devem ser capacitados para transmitir informações de forma objetiva e estratégica. Ao evitar mensagens prolixas e focar no que realmente importa, eles ajudam a reduzir o excesso de informação e a melhorar a clareza nas comunicações, promovendo um ambiente mais organizado e eficiente.
O uso da Rede Social Corporativa se tornou indispensável tanto para a área de Comunicação Interna do Grupo Lello quanto para o fluxo de informações e interações dentro da empresa, o que impactou significativa e positivamente a experiência dos colaboradores.
As pessoas reconhecem como um ambiente positivo de troca de informação. É um espaço que a gente criou e não pode deixar de existir” Rodrigo Aquino, Gestor de Comunicação Interna no Grupo Lello.
É possível dizer que, desde a implantação da Rede Social Corporativa, a empresa passou de um cenário com canais descentralizados, sem interação e mensuração, para outro em que há feedback, trocas entre áreas e facilidade para encontrar as informações necessárias para se comunicar com outras pessoas da empresa.
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