Os 5 principais desafios na gestão de folha de pagamento

O controle e a gestão de folha de pagamento estão, certamente, entre os principais e atuais desafios das empresas e dos gestores de RH, finanças e Departamento pessoal. Isso porque essa demanda afeta diretamente o caixa da organização e, caso não seja bem feita, pode até mesmo gerar encargos e divergências trabalhistas entre empregador e empregado.

Ou seja, é uma tarefa que exige muito planejamento, atualização, controle e cuidado.

Neste artigo, vamos te mostrar os principais desafios que envolvem esse processo, bem como os benefícios de terceirizar essa prática e as melhores maneiras de manter a sua folha de pagamento sempre organizada.

Gostou? Então continue a leitura e saiba mais!

5 desafios para gestão de folha de pagamento efetiva

Quando falamos de folha de pagamento, muitas questões estão direta ou indiretamente envolvidas no processo, seja na rotina da equipe, na gestão de relações empregatícias ou no desempenho da empresa.

Portanto, podemos dizer que é uma atividade que requer muita atenção, estratégia e objetividade.

E tudo isso acaba sendo desafiador em meio a outras demandas ou burocracias presentes no dia dia. Isso também acontece com a sua equipe, não é mesmo?

Então, fique atento aos 5 pontos que vamos abordar ao longo deste conteúdo e que são os maiores desafios e gargalos ao rodar a folha de pagamento nas empresas.

1. Controle de ponto adequado

O cálculo eficiente da folha de pagamento depende, antes de qualquer outra coisa, de um bom controle de ponto. Afinal, é aqui que serão contabilizadas as entradas e as saídas dos funcionários.

E são essas informações que irão revelar a necessidade – ou não – de fazer descontos por atrasos ou acréscimos de horas extras.

Nesse sentido, contar com um sistema de ponto digital integrado com a folha de pagamento, por exemplo, pode facilitar essa etapa, uma vez que ele traz esse cálculo de forma automática, organizada e otimizada.

Por consequência, a sua equipe evita as complexidades dos cálculos manuais e do controle de ponto de cada funcionário da empresa, colocando os esforços em questões mais estratégicas para conter custos, por exemplo.

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2. Estrutura de cargos e salários

Uma boa estrutura de cargos e salários é o que define um plano de carreira e a posição de cada colaborador dentro de uma empresa.

Com essas informações, a equipe de RH, Departamento Pessoal ou Finanças tem como contemplar a folha de pagamento de cada profissional de forma efetiva, contabilizando suas respectivas remunerações, gratificações e benefícios proporcionais ao trabalho desenvolvido.

Dentro da empresa que você atua, esse processo está organizado ou todo fim de mês na hora de rodar a folha a equipe fica estressada?

Bem, saiba que existem soluções, como a terceirização ou o apoio de dashboards, que facilitam essa demanda e evitam desgastes emocionais e de tempo dos integrantes da área.

3. People Analytics na folha de pagamento

O alto volume de informações para lidar e gerenciar no dia a dia acaba sendo mais um desafio, em meio a tantos outros, para equipes de RH, Departamento Pessoal e Finanças.

E é aí que entra a importância do People Analytics, que nada mais é do que o processo de análise de pessoas – ou melhor, de análise de dados na gestão de pessoas.

Essa é uma abordagem inteligente e analítica que proporciona um olhar centralizado e otimizado para trazer mais efetividade à compreensão dos principais pontos da jornada do colaborador.

E isso vale tanto para o processo de contratação, de análise de clima interno, de engajamento & performance e também de folha de pagamento.

Para você ter ideia, ao analisar os dados no contexto de folha, que muitas vezes ficam disponíveis de forma visual em um dashboard, é possível identificar pontos como:

• Custo de funcionários.
• Alterações de salários.
• Taxa de turnover.
• Custo de rescisões.
• Investimento em benefícios.
• Horas trabalhadas.

Dessa forma, todas essas informações e dados centralizados apoiam a área responsável pela folha de pagamento em uma atuação mais estratégica, com tomada de decisões mais efetivas e que impactam o desempenho da empresa, bem como relacionamento entre empregador e empregado.

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4. Ausência de planejamento

Quando falamos em folha de pagamento, o planejamento é essencial para que as despesas da empresa sejam controladas da forma correta, uma vez que os encargos e salários correspondem a mais 80% das despesas de uma organização.

Além disso, o planejamento também é fundamental para identificar demandas que acabam sendo gargalos na equipe e que prejudicam o desempenho da área e a imagem corporativa.

Para você ter noção, um levantamento da Deloitte mostrou que, entre as atividades das equipes de RH, finanças e Departamento Pessoal, as 3 que mais afetavam a produtividade por serem manuais eram:

1. Rodar a folha de pagamento.
2. Reconciliação, auditorias e controles.
3. Entrada de dados.

Nesse sentido, uma boa gestão de folha de pagamento requer 3 pilares para garantir a efetividade do processo:

1. Monitoramento constante para garantir que todos os funcionários serão remunerados da forma correta.
2. Automação de processos manuais e que se repetem todos os meses, causando desgastes na equipe.
3. Terceirização de demandas burocráticas, com o objetivo de deixar a área interna focada em tomada de decisões estratégicas.

5. Acompanhamento das mudanças trabalhistas

Cada mudança, seja na legislação trabalhista, na convenção coletiva ou na estrutura interna da organização, impacta todo o processo de folha de pagamento, do cálculo de quanto um colaborador vai receber nas férias ao período limite do pagamento do 13º, por exemplo.

Por isso, C-leves, gestores e demais profissionais que atuam diretamente com a folha ou com o financeiro de uma empresa devem acompanhar essas mudanças de perto, para evitar erros e dores de cabeça futuras.

Existem algumas formas de garantir tranquilidade para você e sua equipe, como:

• Adotar o eSocial, que é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que digitaliza e automatiza a folha de pagamento.
• Contar com o apoio de uma equipe de terceirização de BPO de folha, que também ofereça suporte de consultas jurídicas para acompanhamento constante nas leis trabalhistas.
• Automatizar as demandas que geram mais erros e desconfortos no relacionamento entre empregador e empregado.

Além do desafios citados acima, quem faz gestão de folha de pagamento também pode encontrar dificuldades e gargalos na automação de processos, na integração sistêmica, na descentralização de atividades e na redução de erros operacionais

Mas como fazer uma boa gestão de folha de pagamento?

Como  você percebeu, uma boa gestão de folha de pagamento deve se manter atenta e atrelada a uma série de detalhes que estruturam esse processo, começando por um bom planejamento e indo até o cálculo de bonificações.

E não podemos esquecer, é claro, do apoio de soluções e tecnologias que otimizam demandas e trazem a precisão necessária para uma área tão vital e robusta para as empresas.

Afinal, a gestão de folha de pagamento, quando feita de forma eficiente, contribui bastante para otimizar as demais atividades da sua empresa e evitar dores de cabeça, processos judiciais e multas trabalhistas.

E a boa notícia é que você não precisa interromper as tarefas principais do negócio e da sua equipe para fazer essa gestão. Basta delegar a responsabilidade a uma empresa parceira.

Aqui no BWG, por exemplo, temos uma vertical de soluções completamente dedicada a esse tipo de serviço e que apoia empresas de diversos portes e segmentos a deixar a gestão de folha de pagamento mais precisa, tranquila e otimizada.

Por que terceirizar sua folha de pagamento?

Em um primeiro momento, a terceirização de folha de pagamento pode parecer uma medida estranha para empresas mais conservadoras ou que ainda não conhecem as vantagens dessa prática.

Mas, ao adotá-la, você otimiza suas atividades e diminui o tempo de trabalho dos seus funcionários, direcionando-os para o controle de outros processos mais importantes para o negócio.

Inclusive, ao terceirizar a folha de pagamento, você também transfere para uma equipe especializada todos os encargos referentes aos vencimentos dos colaboradores da empresa e demais processos relacionados.

Então, se essa demanda em todo final de mês é uma dor de cabeça grande na sua empresa, saiba que o BPO de folha de pagamento pode ser aplicado a demandas como:

• Elaboração da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• Emissão de folha de pagamento e 13º salário;
• Cálculo de valores referentes a férias;
• Emissão de guias de INSS e FGTS;
• Entrega da DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Tem interesse em aproveitar todas as vantagens da terceirização da folha de pagamento na sua empresa? Clique aqui e agende uma conversa com os nossos consultores.