A contratação de funcionários é um dos principais processos burocráticos que estão sob responsabilidade do departamento de RH. Isso porque, caso haja qualquer inconsistência documental, por exemplo, a empresa poderá correr riscos com a incidência de ações trabalhistas, bem como multas e penalidades.
Sendo assim, não basta oferecer a vaga dos sonhos e comandar um processo seletivo de excelência, O gestor deve ficar atento a cada etapa do processo de contratação, bem como as legislações que devem ser seguidas e os documentos que precisam ser apresentados ou armazenados.
No conteúdo a seguir você conhecerá as etapas do processo de contratação, bem como realizá-las de maneira assertiva e legal. Continue acompanhando e saiba mais!
Recrutamento e seleção de candidatos
O primeiro passo para a contratação de novos funcionários é a seleção de candidatos. Para tanto, o gestor deve definir o cargo que será disponibilizado, bem como o nível de experiência – jovem aprendiz, estagiário, CLT efetivo etc.
Feito isso, há a criação da descrição da vaga, que reúne as informações que serão divulgadas nos canais de comunicação.
Para que a seleção de candidatos seja a mais efetiva possível, a descrição da vaga precisa ser completa. Além das habilidades necessárias ao cargo, é necessário especificar a formação desejada, faixa salarial, pacote de benefícios ofertados, jornada de trabalho, local etc.
É interessante lembrar que quanto mais completa for a descrição da vaga, mais afunilada será o processo de triagem de currículos. Afinal, somente se interessarão pela oportunidade aqueles profissionais que atendam às especificidades da vaga.
Após a primeira triagem e avaliação de currículos, são realizadas as dinâmicas de grupo, entrevistas individuais, testes de aptidão e, por fim, a escolha do candidato ideal!
Análise de documentação
Uma vez escolhido o candidato, é necessário recolher e analisar toda a documentação do futuro colaborador, a fim de proceder com o registro CLT, se este for o caso.
Para contratos de profissionais firmados através da CLT, é necessário o recolhimento da carteira de trabalho e de alguns documentos. O artigo 29 da CLT diz que o empregador poderá reter a CTPS e os documentos pessoais pelo prazo máximo de 5 dias. Este é o prazo para anotação do registro na carteira, sem intercorrências legais para a empresa.
Os documentos, cópias e/ou originais, que devem ser solicitados ao colaborador são:
- RG, CPF, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), comprovante de escolaridade, comprovante de residência e certidão de nascimento em caso de filhos de até 21 anos);
- certificado de alistamento militar para pessoas de 18 a 45 anos, do sexo masculino;
- atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- CNH, caso a função exija o uso de veículos;
- foto 3×4;
- declaração de dependentes (quando houver);
- título de eleitor;
- comprovante de votação das últimas três eleições.
Adicionalmente, para atividades profissionais que exigem registro profissional, como médicos e farmacêuticos, por exemplo, estes também devem ser solicitados. Ex: CRM, OAB e CFM. O mesmo ocorre para as vagas que exigem a CNH A/B.
Efetivação do registro
Também seguindo a legislação, especialmente os artigos 41 e 48 da CLT, é necessário formalizar o registro do empregado na CTPS, seja através de registro eletrônico, livro ou ficha.
As informações necessárias abrangem o salário base + possíveis adicionais – como adicional noturno e por insalubridade, o cargo, o local de trabalho e a jornada laboral.
Serão inseridas posteriormente nestas anotações todas as informações relacionadas a férias, licenças médicas, licença-maternidade, licença-paternidade e correlatas.
Formalização do contrato de trabalho
Há quem pense que somente o registro na carteira garante a legalidade do processo de contratação. Porém, mesmo com as anotações na CTPS, a relação contratual deve ser formalizada por escrito – e isso se dá através da formalização do contrato de trabalho.
A relação entre empresa e empregado pode ser formalizada por diversos tipos de contrato de trabalho. Os mais comuns, no entanto, são:
- contrato por tempo indeterminado;
- contrato por tempo pré-determinado;
- contrato temporário;
- contrato eventual;
- contrato de estágio.
Todas as modalidades de contrato de trabalho estão previstas em lei. Desta forma, tanto empresa quanto colaborador possuem direitos e deveres que devem ser cumpridos, sob pena de indenização e penalização.
Ao formalizar o contrato, é necessário manter uma via sob guarda da empresa e outro sob guarda do colaborador. As duas vias possuem total valor e asseguram a validade da contratação, inclusive para comprovação de fins trabalhistas.
Integração do novo colaborador
Uma vez que o contrato de trabalho está ativo, é o momento de receber o novo colaborador. Este momento merece atenção especial, já que o profissional terá o primeiro contato com o seu ambiente de trabalho, demandas e demais profissionais.
No primeiro dia da nova jornada, o ideal é que a rotina seja leve, sem tantos compromissos e cobranças profissionais. Uma boa maneira de engajar o colaborador recente e deixá-lo mais confiante é apresentá-lo aos seus líderes, colegas de setor e, se possível, conhecer os demais departamentos da empresa.
Algumas empresas, sobretudo as da área de marketing e tecnologia, costumam oferecer kits de boas-vindas, como forma de recepcionar o novo integrante e torná-lo, de fato, parte do time. Os kits podem conter copos térmicos, agendas, blocos de nota, canetas e demais itens que serão úteis no dia a dia do colaborador.
O ideal é que o funcionário sinta-se confiante e acolhido no novo local de trabalho, bem como totalmente alinhado aos valores da empresa.
Cuidados extras ao contratar um novo funcionário
Segundo o relatório Justiça em Números, principal objeto de estudo assinado pelo Poder Judiciário, em 2018 foram ajuizadas 2,5 milhões de ações trabalhistas. A estatística comprova a fragilidade de muitas relações trabalhistas e a necessidade de seguir minuciosamente todos as condições previstas.
Alguns aspectos que devem ser avaliados com cautela pelos empregadores, antes e depois de formalizarem o processo de contratação, são:
- adequação da jornada de trabalho;
- cálculo e pagamento de horas extras;
- benefícios flexíveis e obrigatórios;
- escalas de trabalho e folgas;
- aceitabilidade de atestados médicos;
- controle de ponto;
- gestão de documentos trabalhistas;
- pagamento de férias e 13º salário;
- recolhimento de FGTS e demais taxas.
Como você viu, o processo de contratação de funcionários é, de fato, extenso e burocrático. Porém, ao seguir exatamente o que a legislação exige, a empresa garante mão de obra qualificada, com direitos previstos em lei e afasta qualquer complicação jurídica relacionada às obrigações trabalhistas.
Gostou do artigo sobre contratação de funcionários? Para manter os processos sempre alinhados, é preciso acompanhar regularmente as alterações nas leis. Por exemplo: você conhecer todas as particularidades do contrato verde e amarelo? Leia nosso conteúdo e tire todas as suas dúvidas sobre este novo modelo de trabalho.
