Como fazer um plano de Comunicação Interna efetivo

Não deve ser novidade para você que o plano de comunicação interna é o um guia de como as informações e ações devem ser executadas internamente, orientando o conteúdo, o tom das mensagens, os canais e os objetivos que conectam a organização e suas equipes.

A relevância de ter um plano de comunicação interna bem estruturado está em estabelecer as bases para uma comunicação clara, consistente e direcionada dentro da empresa. Ele alinha os esforços de comunicação com os objetivos estratégicos, garantindo que cada mensagem alcance os colaboradores onde e quando necessário.

Para ser eficaz, o plano deve definir claramente os objetivos de comunicação, identificando o que se espera alcançar como resultado, o público-alvo, reconhecendo que diferentes grupos de colaboradores possuem necessidades e interesses específicos.

Além disso, o planejamento deve estabelecer as mensagens a serem transmitidas, destacando os pontos mais importantes que a empresa deseja comunicar aos colaboradores. Isso assegura a consistência e coesão em todas as comunicações internas.

A execução do plano precisa ser viável e eficiente para funcionar como deveria. Para se ter uma ideia, metade das empresas com até 1.000 colaboradores busca melhorar a experiência com os canais de comunicação interna, de acordo com o relatório da Aberje.

No entanto, 42% dos profissionais de comunicação interna relatam dificuldades em focar na execução do plano devido às demandas diárias, evidenciando a necessidade de um planejamento bem estruturado e flexível, que se adapte ao cotidiano organizacional e possibilite a implementação eficaz das estratégias.

Por que você ainda não tem um plano de comunicação estruturado?

A elaboração de um plano de comunicação interna é um passo estratégico para qualquer organização que deseja construir um ambiente de trabalho onde a comunicação aconteça de maneira eficiente.

Sem um plano estruturado, há o risco de as mensagens se perderem ou não atingirem os colaboradores de forma adequada. Isso pode resultar em baixa motivação, falta de clareza em relação aos objetivos organizacionais e dificuldades na implementação de mudanças.

Vamos começar seu plano de comunicação interna?

Agora que você já sabe o que é o plano de comunicação interna e os benefícios, é hora de colocar em prática. 

Para estruturar o seu plano de comunicação interna eficaz, é necessário seguir algumas etapas que envolvem o diagnóstico, o planejamento, a execução e a mensuração das ações. Veja só:

Diagnóstico: Momento atual da comunicação interna

Antes de iniciar a elaboração do plano, compreenda como está a comunicação atual na organização. Para isso, considere as seguintes perguntas:

• Os colaboradores estão engajados com os objetivos e valores da empresa?
• Eles têm clareza sobre o que acontece no ambiente de trabalho e quais são as suas responsabilidades?
• As lideranças são comunicativas e participativas?
• Há motivação e envolvimento das equipes no dia a dia?
• Os colaboradores conhecem os objetivos comuns e entendem como suas funções se relacionam com o todo?
• Essas questões ajudam a mapear o cenário atual e identificar os pontos que precisam ser melhorados.

Uma boa maneira de obter essas respostas é por meio de pesquisas de clima organizacional e pesquisas de feedback. Esses instrumentos permitem coletar percepções que orientarão a construção do plano posteriormente.

Diagnóstico de Comunicação Interna: Sua CI é eficiente?

Mapeamento das ações e objetivos da empresa

Após o diagnóstico, o próximo passo é definir quais serão as ações de comunicação interna que a empresa realizará. Para isso, é preciso que o plano tenha clareza sobre os objetivos da organização a curto, médio e longo prazo.

O mapeamento deve incluir alguns tópicos, como:

• Datas comemorativas e eventos relevantes, como aniversários de empresa e ações de endomarketing;
• Eventos organizados ou patrocinados pela empresa;
• Campanhas de conscientização e treinamentos obrigatórios.

O planejamento deve contar com um calendário editorial, no qual serão registradas todas as ações e seus respectivos prazos. Isso ajuda a garantir que a comunicação seja feita de maneira planejada e coordenada, melhorando o impacto de cada ação..

Definição dos canais de comunicação

Não adianta criar um plano de comunicação detalhado se a mensagem não chegar aos colaboradores de forma clara e eficiente. É por isso que, na etapa de definição dos canais de comunicação, é importante considerar o perfil do público interno da empresa. 

• Em quais canais de comunicação os colaboradores estão presentes e ativos (e-mail, chat, redes sociais corporativas)?
• Qual canal tem maior alcance e engajamento entre os colaboradores?
• É possível combinar diferentes canais para reforçar e complementar a mensagem?

A escolha correta dos canais e a combinação de diferentes meios de comunicação ajudam para que as informações sejam compartilhadas de maneira eficiente.

Leia também: Matriz de Canais Internos: o que é e como fazer

Mensuração e avaliação dos resultados

A mensuração dos resultados das ações é um dos aspectos mais importantes para avaliar a efetividade do plano de comunicação interna. A partir dos indicadores e métricas, como taxas de abertura de e-mails, participação em eventos e nível de engajamento em pesquisas de clima, é possível entender o que funcionou bem e o que precisa ser ajustado.

A mensuração contínua permite ajustes pontuais no plano, otimizando os recursos e garantindo que as ações futuras sejam ainda mais eficazes.

Agora comece o seu plano de comunicação interna

Quando o plano de comunicação interna é bem estruturado e implementado, ele proporciona um ambiente de trabalho mais transparente, colaborativo e produtivo.

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