Como fazer um plano de Comunicação Interna efetivo

O plano de Comunicação Interna é um documento estratégico que tem como objetivo guiar as ações de comunicação com os colaboradores e alinhá-las aos interesses, desejos e necessidades da organização.

Esse documento também é o pontapé inicial para o desenvolvimento de uma comunicação mais elaborada, otimizada e efetiva. Mas, para isso, ele precisa funcionar como uma via de mão dupla, na qual tanto a empresa quanto o colaborador são contemplados.

Além disso, o plano de comunicação interna é uma excelente forma de divulgar a cultura e os valores da organização, aspectos que têm impacto direto no engajamento, na produtividade e até mesmo na ações de employer branding e marca empregadora.

Mas, se você ainda não está familiarizado com a estrutura de um plano de Comunicação Interna, não se preocupe!

Neste artigo, você vai entender cada etapa desse processo e apreder a colocá-lo em prática de forma definitiva.

Leia também: o que é engajamento nas empresas e como melhorar seus resultados?

4 passos para estruturar seu plano de comunicação interna

O plano de comunicação interna deve ser entendido como um compromisso de toda a organização, incluindo aqui CEOs, gestores e lideranças.

Nesse sentido, o RH precisa contar com suporte e apoio de todos os times para colocar esse planejamento em prática.

Além disso, é preciso conhecer bem os seus colaboradores e as suas intenções. Assim, fica mais fácil saber qual linguagem utilizar, como comunicar, por que comunicar e quais os melhores caminhos para levar a informação até eles.

Quer saber mais? Então confira abaixo o passo a passo deste processo:

1. Entenda o atual momento da empresa

Antes de qualquer outra coisa, é preciso compreender como está estabelecida a comunicação atual da sua empresa.

Reflita sobre as seguintes questões:

• Os colaboradores são engajados?
• Eles, de alguma forma, se sentem perdidos com relação ao que acontece no trabalho?
• As lideranças são comunicativas e participativas?
• Os times são motivados no dia a dia?
• Eles conhecem (e entendem) os objetivos em comum?

Todas essas perguntas são importantes para nortear a atuação do plano de Comunicação Interna.

E as pesquisas de feedback podem ser um bom meio de obter essas respostas. Assim, ficará muito fácil estabelecer o processo que vai guiar e melhorar a sua comunicação como um todo.

2. Mapeie as principais ações da empresa

Não que isso seja alguma novidade, mas uma das principais funções dos profissionais de comunicação é divulgar os objetivos da empresa.

Por isso, é essencial que o plano de comunicação interna tenha clareza sobre os objetivos da organização a curto, médio e longo prazo.

Para isso, o planejamento precisa listar esses objetivos e os caminhos a serem trilhados para as suas realizações.

Além disso, é importante mapear datas comemorativas, aniversários, ações de endomarketing, eventos organizados ou patrocinados pela empresa etc.

Para facilitar o processo, crie um calendário para alinhar essas informações e defina quando elas deverão ser divulgadas para os seus colaboradores.

Desenvolva também ações para cada mês, traçando o que será feito, como será comunicado, os setores envolvidos e, caso haja, o orçamento.

Aqui, vale lembrar ainda que quanto mais as lideranças e os colaboradores se envolverem nesse processo, melhores serão os resultados.

3. Defina os canais de divulgação

Não vale a pena elaborar um plano de comunicação interna se a mensagem não chegar até o colaborador, não é mesmo?

Por isso, antes de sair divulgando suas ações, é importante compreender o perfil dos seus funcionários e saber em quais canais de comunicação eles estão efetivamente: e-mail? Intranet? Rede social corporativa? Enfim, opções não faltam.

Além disso, vale ressaltar que o uso de um canal não exclui necessariamente o outro. Em muitos casos, eles funcionam de forma complementar para fortalecer, ampliar e otimizar as estratégias de comunicação interna. 

4. Mensure os resultados

Ao final das ações previstas no plano de comunicação interna, analise o que deu certo e o que precisa ser revisto.

Essa mensuração é essencial para entender como melhorar a comunicação interna e aumentar engajamento dos colaboradores, evitando gastos com ações que não serão efetivas. E então, preparado para colocar as dicas em prática?

Lembre-se: o trabalho da equipe de Comunicação Interna é justamente estabelecer meios que possibilitem o relacionamento com o público interno, com o propósito de informar, motivar, estimular, promover informações e difundir os valores da empresa.

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