Aprenda como fazer Folha de Pagamento

Embora muitas empresas possam ter algum conhecimento sobre como fazer Folha de Pagamento, é comum que enfrentam dificuldades nesse processo. Para se ter uma ideia, um levantamento da empresa Cloudpay (2024) revelou que as equipes brasileiras que cuidam da própria gestão da Folha de Pagamento têm a maior taxa mundial de custos causados por erros, problemas humanos e impactos adicionais, com 75,03%.

A correta elaboração e gerenciamento da Folha garante a conformidade com a legislação e evita irregularidades trabalhistas e fiscais. Pensando nisso, criamos esse artigo para que você possa conhecer melhor sobre a Folha de Pagamento e como executá-la da forma correta.

Importância da gestão de Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é um documento que reúne todas as informações sobre os colaboradores, como jornada de trabalho, rendimentos, descontos e benefícios. A gestão  desse processo precisa assegurar que o cálculo seja realizado corretamente, para garantir o pagamento adequado dos salários e a conformidade com a legislação.

É necessária uma administração precisa e atenta a todos os elementos da Folha de Pagamento, como horas extras, descontos, encargos sociais e alíquotas de impostos para evitar erros e atrasos. Falhas podem resultar em insatisfação dos colaboradores, problemas legais, retrabalhos e impacto negativo no clima organizacional. A confiança dos funcionários na empresa também pode ser afetada, prejudicando a produtividade e o ambiente de trabalho. Portanto, é indispensável que se tenha uma gestão adequada da Folha de Pagamento para a operação eficiente e harmoniosa da empresa.

Veja também: Folha de Pagamento, BPO, contracheque e holerite: entenda a diferença de uma vez por todas

Aspectos legais da Folha de Pagamento

A conformidade com as leis trabalhistas é necessária para evitar sanções e multas. A legislação estabelece as regras para o pagamento de salários, benefícios e encargos sociais, e é necessário sua aplicação corretamente.

Além das leis trabalhistas, a Folha de Pagamento deve estar em conformidade com as obrigações fiscais, como contribuições para a Previdência Social, impostos, seguir mudanças na legislação e atualizações de alíquotas para manter a conformidade. Veja algumas delas:

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS): O desconto do INSS é obrigatório e pode ser responsabilidade do empregador ou do colaborador. Essa contribuição mensal garante ao colaborador acesso a diversos direitos trabalhistas, como 13º salário, auxílio-doença, aposentadoria e pensão por morte. O cálculo do desconto é baseado na remuneração do empregado  e varia entre 7,5% a 14% , conforme a faixa salarial:

• 7,5% para remuneração até R$ 1.412,00
• 9% para remunerações  entre R$ 1.412,01  a R$ 2.666,68
• 12% para remunerações entre R$ 2.666,69 a R$ 4.000,03
• 14% para remunerações entre R$ 4.000,00 a R$ 7.786,02

Anualmente essa tabela é alterada e é imprescindível o acompanhamento e correta manutenção para os devidos reflexos na folha, lembrando ainda que contribuintes individuais possuem alíquota diferenciada.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): O IRRF é outro desconto obrigatório, que também varia de acordo com a remuneração . A base de cálculo considera a remuneração do empregado (todos os eventos que incidem para IRRF), subtraindo o valor do INSS apurado,deduzindo o valor de  R$ 189,59 por dependente legalmente declarado e pensão alimentícia descontada em folha, se houver. . As faixas de desconto são:

• • 7,5% sobre o salário bruto entre R$ 2.259,21 a R$ 2.826,65
  • 15% sobre o salário bruto entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05
  • 22,5% sobre o salário bruto entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68
  • 27,5% sobre salários brutos a partir de R$ 4.664,69

Tanto o INSS quanto o IRRF são recolhidos atualmente através da DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) geradas através da DCTF WEB. 

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): Embora não seja um desconto direto, o FGTS é uma obrigação da empresa. Tem como objetivo proteger o colaborador em caso de demissão sem justa causa. A empresa deve depositar, mensalmente, 8% do valor total da Folha de Pagamento. Esse valor não pode ser retirado pelo colaborador, exceto em situações específicas, como rescisão de contrato. A empresa deve assegurar o pagamento regular para evitar reclamações junto a sindicatos ou Delegacias Regionais do Trabalho.

Pensão Alimentícia: O desconto de pensão alimentícia é obrigatório apenas se houver uma determinação judicial para o pagamento a filhos ou ex-cônjuge. A empresa deve realizar o desconto e depositar o valor na conta indicada pela sentença judicial, garantindo assim o pagamento da pensão.

Demais descontos importantes: De acordo com a legislação trabalhista brasileira, outros descontos, além do INSS, IRRF e FGTS, devem ser previamente acordados ou autorizados pelo colaborador. São exemplos:

• • Contribuições assistenciais, sindicais se houver devida previsão em convenção coletiva.
  • Adiantamento salarial: possibilidade de conceder um adiantamento de no mínimo 40% do salário mensal bruto.
  • Vale-transporte: desconto de até 6% do salário bruto, obrigatório a menos que o colaborador dispense o benefício.
  • Vale-refeição ou alimentação: desconto de até 20% do valor entregue ao colaborador, caso a empresa esteja cadastrada no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).
  • Atrasos e faltas: descontos referentes às horas e dias não trabalhados, quando não justificados.

Erros comuns na Folha de Pagamento

A gestão da Folha de Pagamento é uma tarefa complexa que exige atenção aos detalhes e conhecimentos especializados. 

A falta de especialização e recursos dedicados à gestão da folha pode levar a uma série de erros e ineficiências. 

Isso é particularmente relevante para empresas de médio e pequeno porte, que podem não ter acesso aos mesmos recursos e expertise disponíveis para grandes corporações. 

De acordo com o relatório anual da CloudPay, o Brasil ocupa, pelo 4º ano consecutivo, o primeiro lugar entre os países que mais enfrentam impactos adicionais com a folha de pagamento no mundo, com uma taxa de 74,95%.

Os erros mais comuns na Folha de Pagamento incluem:

• Utilizar processos manuais: O uso de métodos manuais, como papel e caneta, pode levar a erros e perda de informações. Sistemas automatizados são recomendados para maior precisão e eficiência.
• Centralizar informações: Manter todas as informações em um único computador ou responsabilizar apenas um funcionário pode ser arriscado. A falta de backup e a dependência de uma única pessoa podem causar problemas significativos em caso de falhas.
• Controle de horas: Um controle rígido das horas trabalhadas é necessário para evitar erros no fechamento da Folha. É importante registrar atrasos, horas extras e atestados médicos com precisão e planejamento.
• Classificação dos colaboradores: É necessário classificar corretamente os colaboradores de acordo com sua função e categoria para assegurar que as regras de convenção e políticas salariais sejam seguidas corretamente.
• Fórmulas automáticas: Embora as fórmulas automáticas em planilhas possam facilitar o cálculo, elas também podem introduzir erros se não forem utilizadas corretamente. Tenha atenção ao inserir dados e fórmulas.
• Atualização legislativa: É preciso se manter atualizado com as mudanças na legislação e nas alíquotas. A implementação de sistemas como o eSocial exige precisão na inserção de dados para evitar problemas com órgãos reguladores.

Veja também: 23 mitos e verdades sobre a terceirização da Folha de Pagamento

Como fazer Folha de Pagamento sem erros?

Para assegurar uma boa gestão e livre de erros na Folha de Pagamento, a terceirização pode ser uma ótima solução. Profissionais especializados garantem que todas as obrigações legais sejam cumpridas com precisão, mantendo a empresa em conformidade com a legislação.

Além da terceirização, a mensuração e análise de dados da Folha de Pagamento precisam ser consideradas na rotina do RH. Essa análise proporciona informações que podem aprimorar a eficiência da gestão de pessoas, como:

• Compreensão do custo total de cada colaborador: Avaliar todos os custos associados a cada colaborador, incluindo salários, benefícios e encargos sociais, permite uma visão clara sobre a eficiência dos recursos investidos na força de trabalho. Isso ajuda a otimizar os gastos e a alocar recursos de forma mais estratégica.
• Análise de salários e oportunidades de promoção: Monitorar a evolução dos salários ao longo do tempo possibilita a identificação de oportunidades para promoções e a retenção de talentos. Esta prática mantém a motivação e a satisfação dos colaboradores, além de apoiar o planejamento de carreira dentro da empresa.
• Avaliação dos custos de rescisão de contrato: É preciso entender os custos envolvidos nas rescisões de contrato para avaliar o impacto financeiro do turnover. Essa análise ajuda a implementar estratégias para minimizar custos e melhorar a gestão da força de trabalho.
• Acompanhamento das horas trabalhadas e performance: Registrar e analisar as horas trabalhadas permite identificar áreas onde a eficiência operacional pode ser melhorada. Com base nesses dados, é possível ajustar processos e práticas para otimizar o desempenho e reduzir desperdícios.

O BPO de Folha de Pagamento do BWG garante uma gestão transparente e ágil para o RH, juntamente com a consultoria estratégica para assegurar que todos os aspectos da gestão sejam realizados de acordo com as melhores práticas e requisitos legais.

E se você busca melhorar a gestão da sua Folha e garantir maior eficiência e conformidade, considere a possibilidade de terceirizá-la com uma empresa especializada em BPO. Fale com um especialista em Folha para saber mais sobre nossas soluções e como o BWG ajuda sua empresa a otimizar seus processos.