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A Mosaico é uma empresa referência em comércio eletrônico, que ajuda consumidores na jornada de compras e facilita a busca por produtos em lojas parceiras em todo o território nacional a partir das marcas Zoom, Buscapé e Bondfaro.
Em 2022, a Mosaico foi incorporada pelo Banco PAN, organização que possui um ecossistema completo de soluções de crédito e consumo no Brasil.
A gestão da Folha de Pagamento é um dos processos mais importantes e complexos dentro das empresas, que envolve emissão e conferência de documentos relacionados ao processamento de férias, admissões, desligamentos, pagamentos de funcionários e outras rotinas de tributos financeiros.
Com o cenário cheio de etapas que exigem das equipes muito trabalho operacional e olhar atento para evitar erros, é comum que as empresas terceirizem a Folha de Pagamento para deixar a responsabilidade comum parceiro com suporte especializado e apoio tecnológico.
Esse era o caso da Mosaico, que já contava com a Folha de Pagamento terceirizada por outro fornecedor, mas vivenciava três desafios com o parceiro que atendia a equipe de RH naquele momento:
1. Descumprimento de SLAs.
2. Informações e cálculos imprecisos
3. Retrabalho e pressão para conferir as informações enviadas pelo fornecedor
“A adoção do BPO do BWG com a plataforma de Folha da LG permitiu uma melhoria significativa no controle e gestão dos prazos para a entrega da Folha, assim como no volume de esforço dedicado pela equipe”
explica a Especialista de RH Danielle Cruz.
Os desvios de lançamentos ocorridos em Folhas de Pagamento são uma das principais causas de insatisfação por parte dos colaboradores nas empresas, assim como também um dos motivos pela busca pela terceirização junto a especialistas do mercado.
Entre os nomes de fornecedores de Folha de Pagamento que apareceram na lista da Mosaico, o do BWG foi um dos indicados.
Em relação aos diferenciais que contribuíram para a escolha do BWG como fornecedor de BPO de Folha, Danielle cita o sistema utilizado para executar o processo, relatórios para a equipe de RH, portal online e o atendimento, que era fator decisivo para a contratação.
“Conversamos bastante sobre isso no início de que o atendimento teria que ser personalizado. Então foi nos explicado que a gente teria uma pessoa e não entraria numa esteira, pois geralmente os outros fornecedores entram numa esteira”, detalha a Especialista de RH.
Ao terceirizar a Folha de Pagamento com o BWG, a Mosaico conquistou ganhos significativos não apenas na rotina de RH, mas na empresa como um todo e na satisfação dos colaboradores. “ Funcionários que recebem certinho ficam mais felizes, né?”, lembra Danielle.
Durante o tempo da parceria entre BWG e Mosaico, a área de Folha de Pagamento saiu de um cenário de baixa automação e retrabalho para um de mais eficiência, relatórios, estratégia, tempo otimizado e atendimento personalizado, que fez toda a diferença para a equipe de RH.
Sugestão: Baixa automação
“Eu sempre fui muito bem atendida e acho que hoje, pelo menos como RH, prezo pelo atendimento, que para mim hoje está ali no topo. Quando você é bem tratada, você volta”, explica.
Entre os ganhos que a área de Recursos Humanos conquistou com a Folha de Pagamento terceirizada com o BWG, Danielle menciona os seguintes:
Efetividade da Folha de Pagamento:
O grau de efetividade da Folha de Pagamento é capaz de impactar a rotina e os resultados da área de RH, já que envolve o financeiro da empresa e a legislação trabalhista.
No caso da Mosaico, um exemplo do impacto negativo da baixa efetividade foi que o sistema utilizado anteriormente não mapeava o período de férias do colaborador e ocasionava multa e prejuízo à saúde financeira da empresa.
Esse cenário mudou com a terceirização da Folha com o BWG. Segundo Danielle, a parceria trouxe efetividade para o processo, com agilidade, atendimento personalizado e consultivo, além de relatórios e redução de custos ocasionados pelo cumprimento de prazos no pagamento dos colaboradores.
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Relatórios ágeis:
A extração dos dados relacionados à Folha de Pagamento se tornou um processo ágil e com suporte tecnológico, já que a equipe de terceirização do BWG utiliza ferramentas que disponibilizam as informações empresariais em relatórios e dashboards analíticos de fácil acesso aos clientes.
“Por meio do portal, eu extraio todos os relatórios, pois é importante para outras análises, já que a Folha de Pagamento impacta em orçamento, que afeta benefícios e toda a rotina do RH, Contábil e Financeiro”, explica Danielle.
Como exemplo das informações analisadas pela equipe de RH da Mosaico, a Especialista enumera:
Colaboradores mais felizes:
Equipes de RH, em especial as que atuam com a gestão da Folha de Pagamento, são pontos de contato importantes na jornada de experiência do colaborador.
No caso da Mosaico, a terceirização do processo com o BWG auxiliou na efetividade dos pagamentos, na agilidade da área e, é claro, na satisfação das pessoas.
Danielle diz que a implementação de processos automatizados e relatórios customizados permitiu uma gestão muito mais eficiente principalmente nas demandas relacionadas às férias e salários, o que impactou positivamente a satisfação dos colaboradores.
Tempo para ser estratégico:
Outro impacto positivo da terceirização de Folha de Pagamento do BWG na rotina de RH da Mosaico foi a economia de horas em processos operacionais e, por consequência, mais tempo para atuar com estratégia e focar em prioridades para cuidar do que realmente importa: as pessoas.
“O processo de validação da nossa Folha de Pagamento se tornou muito mais efetivo e ágil, permitindo a alocação de recursos antes dedicados a esta atividade para outras tarefas mais estratégicas”, reforça.
Além disso, mais um ganho de tempo da área de Folha de Pagamento da Mosaico foi na construção de relatórios, que se tornaram automatizados pela tecnologia parceira do BWG, diminuindo as horas que a analista levava para organizar as informações manualmente.
Uso consciente dos recursos da empresa:
A facilidade para extrair relatórios de Folha de Pagamento e a redução de tempo em tarefas operacionais também permitiu que a equipe de RH conseguisse ter uma visão mais consciente sobre o uso de recursos financeiros da empresa, analisando custos por mês e valores totais.
“Ajudava bastante a gente a atuar estrategicamente na composição, por exemplo, de um orçamento anual”, explica Danielle.
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