Quem trabalha no Departamento Pessoal ou na área de Recursos Humanos sabe bem que o gerenciamento de folha de pagamento é um processo burocrático, complexo e que exige atenção a cada detalhe, além de um alto nível de organização.
Tudo isso se traduz em tempo, algo que, muitas vezes, as equipes de DP e RH não possuem, gerando assim grandes riscos ao internalizar a folha de pagamento.
Afinal de contas, além dessas atividades, essas equipes ainda precisam se preocupar com onboardings, admissão de novos funcionários, registro de ponto e outras demandas estratégicas. E, diante desse cenário, as empresas também acabam se deparando com dois caminhos:
- Aumentar sua força de trabalho e internalizar o processo;
- Terceirizar esta atividade para um parceiro especializado.
Mas, para escolher a melhor opção, o primeiro ponto é entender as necessidades do seu negócio.
Ou seja, 0 que sua empresa realmente busca:
- Mais velocidade?
- Menos erros?
- Mais controle?
- Economia?
- Um processo melhor gerenciado?
Enfim, independentemente das suas necessidades, conhecer as vantagens, desvantagens e os riscos de internalizar o gerenciamento de folha de pagamento é algo essencial, principalmente para empresas com equipes enxutas.
E é exatamente sobre isso, que vamos falar neste artigo.
Quais são os riscos de internalizar o gerenciamento de folha de pagamento?
Internalizar a folha de pagamento pode, em um primeiro momento, parecer a solução mais indicada para qualquer negócio.
Afinal, os processos serão gerenciados por uma equipe de confiança, em um sistema próprio, com acesso rápido às informações e dados sigilosos resguardados internamente.
Mas é preciso lembrar que o processo de gerenciamento de folha de pagamento envolve muitos outros aspectos.
Por exemplo, a empresa precisa conhecer (e seguir) as normas e leis trabalhistas e previdenciárias, o que exige conhecimentos e constante atualizações.
Também é necessário muito tempo, dedicação e atenção aos detalhes. Isso sem falar no alto custo de manutenção e aquisição de um sistema de folha, necessidade de se adequar às diretrizes vigentes e possibilidade de erros e falhas humanas no processo.
Além disso, outra questão que precisa ser levada em consideração é que a pessoa responsável pela gestão da folha de pagamento, eventualmente, vai precisar se ausentar, seja por férias, saúde, atestados etc. O que fará com que essa atividade seja prejudicada.
Mas, ao optar pela terceirização desse serviço, você melhora o gerenciamento de folha de pagamento, diminui os custos e aumenta a produtividade por meio de uma solução prática e eficiente.
Dessa forma, a sua equipe pode economizar tempo e se concentrar no que realmente importa.
Além disso, com o BPO de folha você garante:
- Automação dos processos;
- Acesso rápido às informações;
- Redução dos custos operacionais.
- Adequação das demandas, normas e legislações trabalhistas e previdenciárias;
- Utilização de um sistema seguro, moderno e confiável;
- Apoio de profissionais especializados e atualizados com demandas do mercado.
Quais os erros mais comuns na internalização da folha?
Como falamos anteriormente, os riscos de internalizar a folha de pagamento estão diretamente relacionados com erros que podem surgir nesse processo, causando insatisfações, demandas trabalhistas e até mesmo problemas com a legislação vigente.
Nesse sentido, devem ser mapeados, entre outras coisas, todos os direitos e benefícios correspondentes aos colaboradores, e isso inclui horas extras, décimo terceiro, férias, licença maternidade, salário, promoções etc.
Esses são dados fundamentais para o planejamento correto das contas e para que o funcionário seja devidamente remunerado, além de contribuir para uma relação mais transparente entre as partes.
O objetivo do BPO da Folha de Pagamento é justamente transferir todo ou parte desse processo para outra empresa.
Isso significa que os cálculos, resumos, relatórios, contracheques e outros detalhes passam a ser responsabilidade da prestadora de serviços, incluindo aqui cálculo de salários, benefícios e férias, pagamento e retenção de impostos e até mesmo emissão de holerites.
Aliás, você já se perguntou se o gerenciamento de folha de pagamento na sua empresa realmente está sendo efetivo?
Se não tem certeza, talvez seja hora de avaliar sua rotina e descobrir. Para te ajudar nessa tarefa, nós criamos um autodiagnóstico exclusivo (e gratuito!) que pode indicar se a sua empresa está no caminho certo, colhendo bons resultados e com uma gestão de folha realmente eficaz, ou se precisa de alguns ajustes pelo caminho.
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Terceirizar ou internalizar a folha de pagamento?
Pequenas e médias organizações, por exemplo, costumam ter equipes enxutas, mas mesmo nas empresas estão em crescimento, nem sempre as equipes de RH e DP consegue acompanhar o aumento da demanda de trabalho e as mudanças frequentes nos processos.
Por isso, se essa é a sua realidade, internalizar a folha de pagamento pode ser um grande risco para o seu negócio!
Nesse sentido, a melhor solução é contar com um parceiro de BPO que vai permitir que sua equipe consiga planejar, de forma mais efetiva, ações para garantir a satisfação, a produtividade e o melhor uso dos recursos da empresa.
Afinal, quando a sua empresa contrata um parceiro que tem experiência consolidada, os ganhos dessa atividade se tornam muito mais expressivos, principalmente quando falamos de agilidade, automação e otimização da rotina de trabalho.
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