Quem trabalha com RH sabe bem como a rotina é atribulada e que muitas tarefas consomem muito tempo. O eSocial é uma ferramenta que veio para auxiliar na fiscalização e dar mais atenção às informações envolvidas nessa jornada de trabalho.
Obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e tudo mais que corre nos sistema das organizações, são de muita importância, e por isso, precisam ser controladas em um único local.
O eSocial é um sistema relativamente recente e ainda uma novidade para muita gente. Por isso, é importante esclarecer qual o papel dele nas empresas, além do impacto para empregadores e profissionais de RH.
Se você ainda também não entende muito bem o que é essa ferramenta, preparamos hoje um guia simples que vai te ajudar. Vamos explicar o que é eSocial, sua importância e também os benefícios que ele representa.
Lembrando que a adoção do sistema é obrigatória e o não cumprimento da medida pode ocasionar multas e outras penalidades.
O que é eSocial?
O primeiro passo para entender o que é eSocial é se informar sobre a razão pela qual ele foi criado.
A inconsistência de dados e prestações de contas duplicadas de documentos, sem dúvidas, são os principais motivos.
Mas que documentos seriam esses? São aqueles relacionados ao cumprimento de obrigações trabalhistas, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Visando organizar melhor essas informações em um único sistema, evitando divergências e problemas maiores, o Governo Federal, por meio do Decreto nº 8373/2014, instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou como conhecemos mais popularmente, eSocial.
Entendemos as razões que levaram à criação de um sistema mais unificado, mas o que é eSocial em prática?
Na prática, o eSocial é um portal que detém os dados detalhados sobre os colaboradores. Estas informações devem ser obrigatoriamente disponibilizadas pelas empresas ao governo.
Isso significa que, com uma frequência periódica, as empresas deverão enviar essas informações para a plataforma do eSocial, tudo de forma digital e simples.
Mas quais seriam todas essas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, afinal? Elas totalizam 15 demandas, que são:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Implantação do sistema
A importância de saber o que é eSocial se dá pela sua atual obrigatoriedade. Inicialmente, a utilização do sistema era facultativa, mas o governo estipulou etapas que determinavam os prazos que cada grupo de empresas deveriam cumprir para adotar o sistema definitivamente.
Essas datas e prazos sofreram diversas alterações ao longo do processo, mas a divisão de grupos feita pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPREVT), cujo representando coordena o Comitê Gestor do eSocial, se mantém como:
- Grupo 1 – Empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões de reais em 2016.
- Grupo 2 – Empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões em 2016 e não optantes do Simples Nacional.
- Grupo 3 – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
- Grupo 4 – Entes públicos de âmbito federal e organizações internacionais
- Grupo 5 – Entes públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal.
- Grupo 6 – Entes públicos de âmbito municipal, comissões polinacionais (criadas por ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e um ou mais países, para fins diversos), e consórcios públicos.
O processo de implementação, que é composto por 5 fases, varia para cada um destes grupos, principalmente com relação às datas de cumprimento de cada etapa. É essencial que as empresas estejam em dia com o processo.
As datas finais para a adequação ao eSocial, ou seja, para a conclusão da etapa 5 estão previstas até o momento como:
- Grupo 1 – Setembro de 2020
- Grupo 2 – Janeiro de 2021
- Grupo 3 – Julho de 2021
- Grupo 4 – Janeiro de 2022
- Grupo 5 – Julho 2022
- Grupo 6 – Janeiro de 2023
Benefícios do eSocial
Agora que já explicamos o que é eSocial, deve também ter percebido, pelo que resumimos até aqui, que o processo de implementação é bastante complexo e desafiador.
Por isso, um caminho que pode ser muito útil é contar com a ajuda de uma consultoria especializada que possa auxiliar na adaptação ao sistema na rotina de trabalho.
Apesar de ser um processo de várias etapas e exigências, o eSocial traz benefícios não só para as empresas, mas também para seus colaboradores.
Vejamos quais são eles:
Gestão otimizada e integrada
O eSocial facilita a gestão por ser uma ferramenta digital. Isso significa que, além de evitar o uso de papel, centraliza as informações que são enviadas de uma só vez, tornando os processos menos burocráticos e demorados.
Evita fraudes e promove segurança
Os dados internos das organizações são muito importantes e precisam de segurança.
Nesse sentido, o sistema do eSocial também favorece as empresas e colaboradores ao evitar fraudes, já que é através dele a empresa passa a transmitir as informações ao governo de uma vez só, em um mesmo documento.
Essa atitude previne contra problemas como sonegação de impostos e outras ações fraudulentas. Se alguém tentar invadir o sistema terá que arcar com penalidades da justiça.
Em dia com os direitos trabalhistas
Garantir que os direitos trabalhistas dos colaboradores estão em dia é uma tarefa complicada e burocrática, mas essencial para que estes possam trabalhar com o máximo de produtividade e para que as empresas não sofram com multas, por exemplo.
O eSocial facilita tudo isso, evitando qualquer dor de cabeça. O histórico do colaborador ficará vinculado ao seu CPF, o que auxilia muito, por exemplo, na hora de fazer o pedido de aposentadoria.
Agora que você já sabe o que é eSocial e como ele pode fazer muito pela gestão da sua empresa, não deixe de conferir também os impactos da transformação digital no RH!
