5 erros que você deve evitar no plano de Comunicação Interna

Um plano de Comunicação Interna é o que guia a empresa na jornada da comunicação eficaz com seus colaboradores. Ele serve como uma bússola, orientando as mensagens, os canais e os objetivos que impulsionam o relacionamento entre a empresa e os times.

A importância de se ter um bom plano de Comunicação Interna se dá porque ele estabelece as bases para uma comunicação clara, consistente e direcionada dentro da empresa. Ele ajuda a alinhar os esforços de comunicação com os objetivos estratégicos da empresa, garantindo que cada mensagem seja relevante, oportuna e significativa para os colaboradores.

Para ser eficaz, um plano de Comunicação Interna deve definir claramente os objetivos de comunicação da empresa, identificando o que se espera alcançar. Em seguida, ele deve segmentar o público-alvo, reconhecendo que diferentes grupos de colaboradores podem ter necessidades e interesses distintos.

Além disso, um planejamento de Comunicação Interna deve estabelecer as mensagens a serem transmitidas, destacando os pontos essenciais que a empresa deseja comunicar aos colaboradores. Isso ajuda a garantir consistência e coesão em todas as comunicações internas.

De acordo com o relatório da Aberje, 5 a cada 10 empresas de até 1000 colaboradores querem melhorar a experiência com os canais de Comunicação Interna. Além desse dado, outro que chama a atenção é que 42% dos profissionais de CI não conseguem focar nas execução do plano de comunicação em relação às demandas do dia a dia.

Evite esses 5 erros no seu plano de Comunicação Interna:

Cada empresa funciona de uma maneira diferente, e a forma com que o plano de Comunicação Interna é construído pode variar de acordo com a cultura organizacional, número de colaboradores e canais, objetivos e até orçamento. Mas para direcionar melhor você que precisa construir o seu plano de Comunicação Interna.

Erro 1: Excesso de informação

Um dos erros mais comuns no plano de Comunicação Interna é negligenciar a possibilidade de eventos inesperados e não permitir espaço adequado entre as campanhas. Isso pode levar os colaboradores a se sentirem sobrecarregados e divididos em sua atenção. Para evitar esse erro, é importante flexibilizar o plano de Comunicação Interna, permitindo ajustes para lidar com imprevistos e garantir intervalos adequados entre as campanhas para que todos possam absorver as informações de forma eficaz.

Erro 2: Desalinhamento com o planejamento estratégico

Não alinhar o plano de Comunicação Interna com o planejamento estratégico da empresa é um erro muito sério. A área de CI deve ser uma extensão das metas e objetivos organizacionais, ajudando a impulsionar a evolução em direção a esses objetivos.

Ao alinhar o plano de Comunicação Interna com o planejamento estratégico, assegure-se que as mensagens e iniciativas estejam em sintonia com a visão e missão da empresa. Isso significa que cada comunicação, seja um anúncio de nova iniciativa, uma atualização sobre os progressos da empresa ou um comunicado sobre mudanças organizacionais, contribui diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos.

Um ‘comitê’ de planejamento pode trazer diferentes perspectivas e insights valiosos para o desenvolvimento do plano de Comunicação Interna, garantindo que ele atenda às necessidades e objetivos de toda a organização. É importante garantir representação de diferentes áreas e níveis hierárquicos para o senso de pertencimento.

Considerar terceirizar certas atividades para uma agência de Comunicação Interna se torna uma alternativa interessante e viável na maioria dos casos. As empresas contam com uma equipe dedicada e experiente que pode ajudar a planejar e executar estratégias de Comunicação Interna alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.

Isso libera o tempo e os recursos internos, permitindo que a área de CI se concentre em outras prioridades e atividades estratégicas. A agência de CI do BWG, por exemplo, oferece serviços especializados e recursos adicionais que podem ser fundamentais para o sucesso da Comunicação Interna.

Erro 3: Não definir indicadores de sucesso e mensurar resultados

Segundo o relatório da Gallagher (2024), a crescente necessidade de comprovar o ROI da Comunicação Interna está impulsionando a demanda por mensuração, com 84% dos profissionais sentindo essa necessidade. É um erro não possuir indicadores para medir o sucesso do plano de Comunicação Interna.

Sem indicadores claros, é difícil avaliar o impacto da comunicação e fazer ajustes conforme necessário. Indicadores como retenção de funcionários, satisfação do cliente interno e produtividade podem ajudar a avaliar a eficácia da Comunicação Interna e identificar áreas de melhoria.

Principais indicadores de desempenho em Comunicação Interna:

Taxa de engajamento: Mensura o nível de envolvimento e participação dos colaboradores em ações e campanhas de comunicação nos diferentes canais de Comunicação Interna, como intranet, boletins informativos, e-mails, reuniões, eventos, workshops, fóruns, etc.
Pesquisa: Avalia a percepção dos colaboradores sobre a eficácia da Comunicação Interna, por meio de pesquisas de satisfação, entrevistas, questionários, grupos focais, entre outros métodos.
Taxa de abertura e interação de e-mail: Avalia a eficácia das campanhas de e-mail interno por meio da taxa de abertura, cliques em links e interações.
Clima organizacional: Avalia o clima organizacional e a cultura corporativa por meio de pesquisas específicas que incluem questões relacionadas à Comunicação Interna.
Produtividade e resultados: Observe a melhoria da produtividade e da eficiência como resultado de uma Comunicação Interna mais eficaz, como aumento das vendas, redução de custos, melhorias na satisfação do cliente, entre outros.

Erro 4: Liderança desengajada

Não alinhar os planos de comunicação com a liderança é outro erro comum. A Comunicação Interna deve refletir a visão e os valores da liderança da empresa. Envolver os líderes no processo de planejamento e garantir que eles apoiem ativamente as iniciativas de comunicação é fundamental para o sucesso do plano de Comunicação Interna.

Como figuras influentes, os líderes desempenham um papel fundamental não apenas na transmissão de mensagens corporativas, mas também na interpretação e internalização dessas mensagens por suas equipes. Eles são os principais mensageiros das visões, valores e objetivos da empresa, moldando a cultura organizacional e estabelecendo o tom para uma comunicação eficaz em todos os níveis.

Ainda sobre o relatório da Aberje, os profissionais entrevistados afirmam que os gestores imediatos representam 79% da efetividade da Comunicação Interna.

Muitas vezes, os líderes podem estar sobrecarregados com suas responsabilidades operacionais e estratégicas, tornando difícil para eles priorizar a comunicação. Além disso, pode haver uma falta de habilidades de comunicação eficazes entre os líderes, o que pode prejudicar a entrega de mensagens importantes de forma clara e convincente.

Para melhorar a Comunicação Interna e facilitar o envolvimento dos líderes, uma boa alternativa é a implementação de uma rede social corporativa. Esse tipo de plataforma oferece um canal centralizado para troca de informações, permitindo que os líderes compartilhem notícias, atualizações e conquistas relevantes de suas áreas. Além disso, a rede social corporativa estimula a interação entre os membros da equipe, promovendo discussões construtivas e mantendo todos informados e engajados.

Erro 5: Não variar os canais de Comunicação Interna
É um erro ser muito rígido em relação aos canais de comunicação repetitivos. Os colaboradores podem ter preferências diferentes quando se trata de como preferem receber informações. É importante oferecer uma variedade de canais de comunicação e estar aberto a ajustes com base no feedback. Criar uma pesquisa ou grupo de e-mail para coletar feedback sobre os canais preferidos pode ajudar a garantir que a comunicação atenda às necessidades e preferências.

Nem todos os colaboradores têm acesso igual a determinados canais de comunicação. Alguns podem não verificar regularmente seus e-mails, enquanto outros podem não ter acesso a um computador ou celular na empresa. Utilizar diversos canais internos aumenta a probabilidade de que a mensagem seja recebida e compreendida por todos, independentemente de sua posição, localização e acesso à tecnologia. Isso é importante em empresas com locais ou departamentos diferentes, onde a comunicação pode ser mais desafiadora devido à distância física ou estrutural.

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Samarony Batista

Sou um profissional de Comunicação com 15 anos de experiência, sendo 6 deles só em empresas de tecnologia SaaS B2B. Graduei-me em Relações Públicas pela Universidade Federal do Amazonas e desde então tenho trilhado uma jornada focada em criar experiências positivas que conectam empresas aos seus públicos de forma autêntica. Atualmente, sou analista de marketing no BWG. Já atuei como relações-públicas na Justiça Federal, desempenhei o papel de coordenador de comunicação no CEST, assumi funções estratégicas como analista de comunicação interna na Zenvia e Movidesk, além de ter trabalhado como Customer Success na SocialBase e gestor de eventos na UEA.