Um plano de Comunicação Interna é o que guia a empresa na jornada da comunicação eficaz com seus colaboradores. Ele serve como uma bússola, orientando as mensagens, os canais e os objetivos que impulsionam o relacionamento entre a empresa e os times.
A importância de se ter um bom plano de Comunicação Interna se dá porque ele estabelece as bases para uma comunicação clara, consistente e direcionada dentro da empresa. Ele ajuda a alinhar os esforços de comunicação com os objetivos estratégicos da empresa, garantindo que cada mensagem seja relevante, oportuna e significativa para os colaboradores.
Para ser eficaz, um plano de Comunicação Interna deve definir claramente os objetivos de comunicação da empresa, identificando o que se espera alcançar. Em seguida, ele deve segmentar o público-alvo, reconhecendo que diferentes grupos de colaboradores podem ter necessidades e interesses distintos.
Além disso, um planejamento de Comunicação Interna deve estabelecer as mensagens a serem transmitidas, destacando os pontos essenciais que a empresa deseja comunicar aos colaboradores. Isso ajuda a garantir consistência e coesão em todas as comunicações internas.
De acordo com o relatório da Aberje, 5 a cada 10 empresas de até 1000 colaboradores querem melhorar a experiência com os canais de Comunicação Interna. Além desse dado, outro que chama a atenção é que 42% dos profissionais de CI não conseguem focar nas execução do plano de comunicação em relação às demandas do dia a dia.
Evite esses 5 erros no seu plano de Comunicação Interna:
Cada empresa funciona de uma maneira diferente, e a forma com que o plano de Comunicação Interna é construído pode variar de acordo com a cultura organizacional, número de colaboradores e canais, objetivos e até orçamento. Mas para direcionar melhor você que precisa construir o seu plano de Comunicação Interna.
Erro 1: Excesso de informação
Um dos erros mais comuns no plano de Comunicação Interna é negligenciar a possibilidade de eventos inesperados e não permitir espaço adequado entre as campanhas. Isso pode levar os colaboradores a se sentirem sobrecarregados e divididos em sua atenção. Para evitar esse erro, é importante flexibilizar o plano de Comunicação Interna, permitindo ajustes para lidar com imprevistos e garantir intervalos adequados entre as campanhas para que todos possam absorver as informações de forma eficaz.
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Erro 2: Desalinhamento com o planejamento estratégico
Não alinhar o plano de Comunicação Interna com o planejamento estratégico da empresa é um erro muito sério. A área de CI deve ser uma extensão das metas e objetivos organizacionais, ajudando a impulsionar a evolução em direção a esses objetivos.
Ao alinhar o plano de Comunicação Interna com o planejamento estratégico, assegure-se que as mensagens e iniciativas estejam em sintonia com a visão e missão da empresa. Isso significa que cada comunicação, seja um anúncio de nova iniciativa, uma atualização sobre os progressos da empresa ou um comunicado sobre mudanças organizacionais, contribui diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos.
Um ‘comitê’ de planejamento pode trazer diferentes perspectivas e insights valiosos para o desenvolvimento do plano de Comunicação Interna, garantindo que ele atenda às necessidades e objetivos de toda a organização. É importante garantir representação de diferentes áreas e níveis hierárquicos para o senso de pertencimento.
Considerar terceirizar certas atividades para uma agência de Comunicação Interna se torna uma alternativa interessante e viável na maioria dos casos. As empresas contam com uma equipe dedicada e experiente que pode ajudar a planejar e executar estratégias de Comunicação Interna alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
Isso libera o tempo e os recursos internos, permitindo que a área de CI se concentre em outras prioridades e atividades estratégicas. A agência de CI do BWG, por exemplo, oferece serviços especializados e recursos adicionais que podem ser fundamentais para o sucesso da Comunicação Interna.
Erro 3: Não definir indicadores de sucesso e mensurar resultados
Segundo o relatório da Gallagher (2024), a crescente necessidade de comprovar o ROI da Comunicação Interna está impulsionando a demanda por mensuração, com 84% dos profissionais sentindo essa necessidade. É um erro não possuir indicadores para medir o sucesso do plano de Comunicação Interna.
Sem indicadores claros, é difícil avaliar o impacto da comunicação e fazer ajustes conforme necessário. Indicadores como retenção de funcionários, satisfação do cliente interno e produtividade podem ajudar a avaliar a eficácia da Comunicação Interna e identificar áreas de melhoria.
Principais indicadores de desempenho em Comunicação Interna:
- Taxa de engajamento: Mensura o nível de envolvimento e participação dos colaboradores em ações e campanhas de comunicação nos diferentes canais de Comunicação Interna, como intranet, boletins informativos, e-mails, reuniões, eventos, workshops, fóruns, etc.
- Pesquisa: Avalia a percepção dos colaboradores sobre a eficácia da Comunicação Interna, por meio de pesquisas de satisfação, entrevistas, questionários, grupos focais, entre outros métodos.
- Taxa de abertura e interação de e-mail: Avalia a eficácia das campanhas de e-mail interno por meio da taxa de abertura, cliques em links e interações.
- Clima organizacional: Avalia o clima organizacional e a cultura corporativa por meio de pesquisas específicas que incluem questões relacionadas à Comunicação Interna.
- Produtividade e resultados: Observe a melhoria da produtividade e da eficiência como resultado de uma Comunicação Interna mais eficaz, como aumento das vendas, redução de custos, melhorias na satisfação do cliente, entre outros.
Erro 4: Liderança desengajada
Não alinhar os planos de comunicação com a liderança é outro erro comum. A Comunicação Interna deve refletir a visão e os valores da liderança da empresa. Envolver os líderes no processo de planejamento e garantir que eles apoiem ativamente as iniciativas de comunicação é fundamental para o sucesso do plano de Comunicação Interna.
Como figuras influentes, os líderes desempenham um papel fundamental não apenas na transmissão de mensagens corporativas, mas também na interpretação e internalização dessas mensagens por suas equipes. Eles são os principais mensageiros das visões, valores e objetivos da empresa, moldando a cultura organizacional e estabelecendo o tom para uma comunicação eficaz em todos os níveis.
Ainda sobre o relatório da Aberje, os profissionais entrevistados afirmam que os gestores imediatos representam 79% da efetividade da Comunicação Interna.
Muitas vezes, os líderes podem estar sobrecarregados com suas responsabilidades operacionais e estratégicas, tornando difícil para eles priorizar a comunicação. Além disso, pode haver uma falta de habilidades de comunicação eficazes entre os líderes, o que pode prejudicar a entrega de mensagens importantes de forma clara e convincente.
Para melhorar a Comunicação Interna e facilitar o envolvimento dos líderes, uma boa alternativa é a implementação de uma rede social corporativa. Esse tipo de plataforma oferece um canal centralizado para troca de informações, permitindo que os líderes compartilhem notícias, atualizações e conquistas relevantes de suas áreas. Além disso, a rede social corporativa estimula a interação entre os membros da equipe, promovendo discussões construtivas e mantendo todos informados e engajados.
Erro 5: Não variar os canais de Comunicação Interna
É um erro ser muito rígido em relação aos canais de comunicação repetitivos. Os colaboradores podem ter preferências diferentes quando se trata de como preferem receber informações. É importante oferecer uma variedade de canais de comunicação e estar aberto a ajustes com base no feedback. Criar uma pesquisa ou grupo de e-mail para coletar feedback sobre os canais preferidos pode ajudar a garantir que a comunicação atenda às necessidades e preferências.
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Nem todos os colaboradores têm acesso igual a determinados canais de comunicação. Alguns podem não verificar regularmente seus e-mails, enquanto outros podem não ter acesso a um computador ou celular na empresa. Utilizar diversos canais internos aumenta a probabilidade de que a mensagem seja recebida e compreendida por todos, independentemente de sua posição, localização e acesso à tecnologia. Isso é importante em empresas com locais ou departamentos diferentes, onde a comunicação pode ser mais desafiadora devido à distância física ou estrutural.
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BWG
BWG (Best Way Group) é um ecossistema de tecnologia de pessoas voltado para o RH e os desafios de quem trabalha com gente. O BWG oferece cinco soluções que atendem às necessidades das novas formas de trabalho, como Folha de Pagamento, Consultoria & Corretora, Agência de Comunicação Interna e Plataforma de Comunicação.
